Inkasso in Deutschland

Das Inkassoverfahren in Deutschland beginnt mit einer Beurteilung der Zahlungsfähigkeit des Schuldners, seines Tätigkeitsbereichs, der Unternehmenshistorie, des Vorhandenseins dokumentarischer Nachweise der Schulden, laufender Gerichtsverfahren und Vollstreckungsverfahren sowie der Möglichkeit der Schulden Anfechtung. Diese Bewertung bestimmt die Strategie, die im Namen des Kunden im Geld-Rückforderungsprozess angewendet wird.

Verfügt der Schuldner nicht über laufende Gerichtsverfahren oder ausstehende Gerichtsentscheidungen zum Inkasso und übt er eine aktive gewerbliche Tätigkeit aus, empfiehlt es sich, die Phase des außergerichtlichen Inkasso zu nutzen.

Diese Phase basiert auf intensiven Verhandlungen mit dem Schuldner, um eine Einigung über die Zahlung der Forderungen des Gläubigers oder andere Möglichkeiten der Regelung zu erzielen (zum Beispiel die Rückgabe von Waren, die Abtretung der Schulden an Dritte, der gegenseitige Austausch von Dienstleistungen oder Waren).

Die Interaktion mit dem Schuldner beginnt nach dem Absenden einer nachweisbaren Zahlungsaufforderung per Post, E-Mail oder einem anderen geeigneten Kommunikationskanal. In dieser Phase geht es nicht um formalen Druck, sondern um eine rechtlich zulässige außergerichtliche Kommunikation: Die Forderung, ihre Fälligkeit, die Belege und die möglichen Folgen der Nichtzahlung werden klar erläutert. Die Hauptaufgabe besteht darin, die zuständigen Entscheidungsträger zu erreichen und eine realistische Lösung zu erzielen, zum Beispiel Zahlung, Ratenzahlung, Rückgabe von Waren, Abtretung von Forderungen oder einen Vergleich.

Die durchschnittliche Zeit für die formlose außergerichtliche Beitreibung beträgt bis zu 60 Tage (außer in Fällen, in denen ein Ratenzahlungsplan zur Schuldentilgung vereinbart wurde). Wenn diese Phase nicht die erwarteten Ergebnisse bringt oder sich nach einer ersten Analyse herausstellt, dass sie nicht anwendbar ist, sollten Sie mit der Beitreibung durch das Gericht fortfahren.

Bevor Sie rechtliche Schritte einleiten, sollten Sie die Verjährung prüfen. Für viele zivilrechtliche Zahlungsansprüche gilt in Deutschland die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren. Nach § 199 BGB beginnt diese Frist grundsätzlich mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den anspruchsbegründenden Umständen sowie von der Person des Schuldners Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen. Nach Ablauf der Verjährungsfrist erlischt die Forderung nicht automatisch, der Schuldner kann jedoch die Leistung verweigern, wenn er sich auf die Verjährung beruft. Vereinbarungen über die Verjährung sind nicht generell ausgeschlossen, müssen aber die gesetzlichen Grenzen beachten, insbesondere § 202 BGB.

Ein Neubeginn der Verjährung kann eintreten, wenn der Schuldner den Anspruch gegenüber dem Gläubiger anerkennt, zum Beispiel durch eine Abschlagszahlung, Zinszahlung, Sicherheitsleistung oder ein anderes Verhalten, aus dem sich ein Anerkenntnis des Schuldners ergibt. In solchen Fällen beginnt die Verjährungsfrist nach § 212 BGB erneut zu laufen. Für den Gläubiger ist deshalb wichtig, Teilzahlungen, schriftliche Schuldanerkenntnisse, Zahlungspläne und sonstige Erklärungen des Schuldners sorgfältig zu dokumentieren.

Für die praktische Forderungsdurchsetzung ist außerdem entscheidend, ob sich der Schuldner bereits im Verzug befindet. Nach § 286 BGB kommt der Schuldner grundsätzlich durch eine Mahnung nach Fälligkeit in Verzug; in bestimmten Fällen kann Verzug auch ohne gesonderte Mahnung eintreten, etwa wenn eine Leistungszeit kalendermäßig bestimmt ist oder weitere gesetzliche Voraussetzungen erfüllt sind. Bei Entgeltforderungen können ab Verzug Verzugszinsen verlangt werden. Bei Rechtsgeschäften ohne Beteiligung eines Verbrauchers beträgt der gesetzliche Verzugszinssatz für Entgeltforderungen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Der Basiszinssatz wird von der Deutschen Bundesbank veröffentlicht und beträgt seit dem 01.01.2026 1,27 %.

Bei geschäftlichen Forderungen sollte der Gläubiger deshalb nicht nur den Hauptbetrag, sondern auch Zinsen, vertragliche Nebenforderungen, nachweisbare Rechtsverfolgungskosten und gegebenenfalls die 40-Euro-Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB prüfen. Diese Pauschale kommt bei Verzug mit einer Entgeltforderung in Betracht, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Für die spätere gerichtliche Durchsetzung sollten Rechnung, Vertrag, Lieferschein, Abnahme, Korrespondenz, Mahnung, Zinsberechnung und Nachweise über Teilzahlungen oder Anerkenntnisse vollständig gesichert werden.

Das deutsche Recht sieht ein gerichtliches Inkasso in Form eines allgemeinen Verfahrens, eines Urkundenverfahrens und eines Mahnverfahrens vor.

Das allgemeine Gerichtsverfahren wird durch Einreichung eines schriftlichen Antrags durchgeführt. Anschließend entscheidet das Gericht über die Einleitung eines Verfahrens und bereitet die Hauptverhandlung vor. Nachdem das Gericht die Klage zur Prüfung angenommen hat, leitet es sie unverzüglich an den Beklagten weiter und setzt ihm eine Frist zur Erwiderung auf die Klage. Das Gericht sorgt in jeder Lage des Verfahrens für die friedliche Beilegung des Rechtsstreits oder einzelner Streitpunkte. Der mündlichen Verhandlung geht eine Güteverhandlung zur friedlichen Beilegung des Rechtsstreits voraus, es sei denn, es hat bereits ein Einigungsversuch im Stadium der vorprozessualen Erledigung stattgefunden oder die Güteverhandlung ist offensichtlich aussichtslos. In der Güteverhandlung hat das Gericht mit den Parteien den Sachverhalt und den Stand des Rechtsstreits unter freier Würdigung aller Umstände zu erörtern und erforderlichenfalls Fragen zu stellen. Die erschienenen Parteien müssen persönlich gehört werden. Erscheint eine Partei nicht zur Güteverhandlung oder ist die Güteverhandlung erfolglos, muss das Gericht unverzüglich eine mündliche Verhandlung (Zwischen- oder Hauptverhandlung) anberaumen.

In der Regel fällt das Gericht eine Entscheidung, nachdem die Parteien den Streit vor Gericht mündlich besprochen haben. Mit Zustimmung der Parteien, die nur bei einer wesentlichen Änderung der Verfahrenslage widerrufen werden kann, kann das Gericht eine Entscheidung ohne mündliche Verhandlung treffen. Eine Entscheidung ohne mündliche Verhandlung ist unzulässig, wenn seit der Einigung der Parteien mehr als drei Monate vergangen sind. Nach Abschluss der Hauptverhandlung fällt das Gericht eine Entscheidung, die nach Ablauf der Berufungsfrist rechtskräftig wird.

Gegen Endurteile des erstinstanzlichen Gerichts können die Parteien innerhalb eines Monats Berufung einlegen. Die Berufungsfrist beginnt mit der Zustellung des vollständig abgefassten Urteils, spätestens jedoch mit Ablauf von fünf Monaten nach der Verkündung. Eine Berufung ist nach § 511 ZPO nur zulässig, wenn der Wert des Beschwerdegegenstandes 1.000 Euro übersteigt oder das Gericht des ersten Rechtszuges die Berufung im Urteil zugelassen hat. Die Berufung führt zu einer Überprüfung der angefochtenen Entscheidung durch das Berufungsgericht. Nach Prüfung der Berufung entscheidet das Berufungsgericht durch Urteil oder in den gesetzlich vorgesehenen Fällen durch Beschluss. Gegen ein Berufungsurteil kommt nicht erneut eine Berufung, sondern nur eine Revision zum Bundesgerichtshof in Betracht, wenn sie zugelassen ist oder die gesetzlichen Voraussetzungen für eine erfolgreiche Nichtzulassungsbeschwerde erfüllt sind.

Die Revision ist innerhalb eines Monats einzulegen. Die Frist beginnt mit der Zustellung des vollständig abgefassten Berufungsurteils, spätestens jedoch mit Ablauf von fünf Monaten nach der Verkündung. In der Revision prüft der Bundesgerichtshof grundsätzlich Rechtsfragen und keine vollständige neue Tatsacheninstanz. Eine Revision kommt insbesondere dann in Betracht, wenn sie zugelassen wurde oder wenn die gesetzlichen Voraussetzungen für eine weitere Überprüfung durch den Bundesgerichtshof vorliegen.

Die Einlegung eines Rechtsmittels bedeutet nicht in jedem Fall, dass eine Entscheidung praktisch nicht vollstreckt werden kann. Viele Urteile können nach den Vorschriften der ZPO über die vorläufige Vollstreckbarkeit bereits vor Rechtskraft vollstreckbar sein, teilweise gegen Sicherheitsleistung. Deshalb muss bei Forderungsstreitigkeiten immer geprüft werden, ob ein Titel bereits vorläufig vollstreckbar ist und welche Schutzmaßnahmen oder Sicherheiten für die jeweilige Partei relevant sind.

Das Dokumentarverfahren gilt für Ansprüche auf Zahlung eines bestimmten Geldbetrags oder auf Lieferung einer bestimmten Menge anderer vertretbarer Gegenstände oder Wertpapiere, sofern alle zur Begründung des Anspruchs erforderlichen Tatsachen durch Dokumente belegt werden können. Die Klageschrift muss Angaben über den Wunsch des Klägers enthalten, den Fall in einem dokumentarischen Verfahren zu prüfen. Der Kläger kann ohne Zustimmung des Beklagten auf das Urkundsverfahren vor Abschluss der mündlichen Verhandlung verzichten, so dass der Rechtsstreit im ordentlichen Verfahren anhängig bleibt.

Das gerichtliche Mahnverfahren eignet sich in Deutschland vor allem für fällige Geldforderungen in Euro, wenn der Gläubiger einen schnellen Vollstreckungstitel anstrebt und zunächst keine ausführliche streitige Klage erheben möchte. Das Mahngericht prüft im Mahnverfahren nicht umfassend, ob die Forderung materiell-rechtlich besteht; der Antrag muss jedoch formal ordnungsgemäß gestellt werden. Nach Erlass und Zustellung des Mahnbescheids hat der Schuldner zwei Wochen Zeit, die Forderung zu begleichen oder Widerspruch einzulegen. Für Antragsteller mit Sitz oder Wohnsitz außerhalb Deutschlands ist im nationalen Mahnverfahren das Amtsgericht Wedding als Zentrales Mahngericht Berlin-Brandenburg ausschließlich zuständig.

Legt der Schuldner rechtzeitig Widerspruch gegen den Mahnbescheid ein, wird das Mahnverfahren als solches beendet. Soll der Anspruch weiterverfolgt werden, muss das Verfahren in ein streitiges Zivilverfahren übergeleitet werden. In diesem Verfahren wird die Forderung wie in einem normalen Zivilprozess geprüft; der Gläubiger muss den Anspruch dann inhaltlich begründen, Beweise vorlegen und die zuständigen Verfahrenskosten berücksichtigen.

Wenn der Schuldner innerhalb der Zwei-Wochen-Frist weder zahlt noch Widerspruch einlegt, kann der Gläubiger den Erlass eines Vollstreckungsbescheids beantragen. Der Antrag darf grundsätzlich erst nach Ablauf von zwei Wochen ab Zustellung des Mahnbescheids gestellt werden und muss nach § 701 ZPO innerhalb von sechs Monaten ab Zustellung des Mahnbescheids beim Gericht eingehen; andernfalls entfallen die Wirkungen des zugestellten Mahnbescheids. Gegen den Vollstreckungsbescheid kann der Schuldner innerhalb von zwei Wochen nach Zustellung Einspruch einlegen. Wird kein Einspruch erhoben, bildet der Vollstreckungsbescheid die Grundlage für die Zwangsvollstreckung.

Das Europäische Mahnverfahren gilt für grenzüberschreitende Zivil- und Handelssachen innerhalb der Europäischen Union, mit Ausnahme von Dänemark, wenn eine bezifferte Geldforderung fällig ist. Ein allgemeiner Höchstbetrag von 5.000 Euro gehört nicht zu den Voraussetzungen des Europäischen Zahlungsbefehls. Der Antrag wird mit einem standardisierten Formular gestellt und muss insbesondere Parteien, Forderungsbetrag, Zinsen, Kosten, Anspruchsgrund, Beweise, Zuständigkeit und den grenzüberschreitenden Charakter des Falls angeben.

Nach Zustellung des Europäischen Zahlungsbefehls kann der Schuldner innerhalb von 30 Tagen Einspruch einlegen. Der Schuldner muss den Anspruch dabei lediglich bestreiten; eine ausführliche Begründung ist für den Einspruch nicht erforderlich. Wird fristgerecht Einspruch eingelegt, endet das Europäische Mahnverfahren und der Fall wird grundsätzlich nach den Regeln des ordentlichen Zivilverfahrens fortgeführt, sofern der Antragsteller die Überleitung nicht ausgeschlossen hat. Wird kein Einspruch eingelegt, wird der Europäische Zahlungsbefehl für vollstreckbar erklärt.

Der Europäische Zahlungsbefehl wird in allen EU-Mitgliedstaaten außer Dänemark anerkannt und kann nach seiner Vollstreckbarerklärung in anderen Mitgliedstaaten ohne gesondertes Exequaturverfahren vollstreckt werden.

Für die Zwangsvollstreckung benötigt der Gläubiger in Deutschland einen vollstreckbaren Titel. Ein Vollstreckungsbescheid entsteht im Mahnverfahren; nach einem streitigen Gerichtsverfahren ist dagegen regelmäßig das Urteil oder ein anderer Vollstreckungstitel maßgeblich. Für die Vollstreckung sind außerdem die Vollstreckungsklausel und die Zustellung des Titels zu beachten, soweit diese nach der jeweiligen Art des Titels erforderlich sind. Erst danach können konkrete Vollstreckungsmaßnahmen gegen das Vermögen des Schuldners eingeleitet werden.

Im Rahmen der Zwangsvollstreckung kommen je nach Vermögensart unterschiedliche Maßnahmen in Betracht: Pfändung von Bankguthaben und sonstigen Forderungen, Sachpfändung durch den Gerichtsvollzieher, Abgabe der Vermögensauskunft, Pfändung von Arbeitseinkommen, Sicherung und Verwertung beweglicher Gegenstände sowie Maßnahmen in Bezug auf unbewegliches Vermögen. Nicht jede Maßnahme wird durch dieselbe Stelle durchgeführt. Häufig ist der Gerichtsvollzieher beteiligt; bei Forderungspfändungen, Kontopfändungen und anderen Maßnahmen ist regelmäßig das Vollstreckungsgericht zuständig. Für ausländische Gläubiger ist deshalb besonders wichtig, vorab Informationen über Bankverbindungen, Vertragspartner, Geschäftsadresse, Vermögenswerte und laufende Zahlungen des Schuldners zu sichern.

Bei einer ausländischen Gerichtsentscheidung hängt die Durchsetzung in Deutschland davon ab, aus welchem Staat die Entscheidung stammt. Entscheidungen aus einem EU-Mitgliedstaat werden nach der Brüssel-Ia-Verordnung in Zivil- und Handelssachen grundsätzlich ohne besonderes Anerkennungsverfahren anerkannt; eine in einem Mitgliedstaat vollstreckbare Entscheidung kann in einem anderen Mitgliedstaat ohne gesonderte Vollstreckbarerklärung vollstreckt werden. Bei Entscheidungen aus einem Nicht-EU-Staat ist zu prüfen, ob ein bilateraler oder multilateraler Vertrag anwendbar ist oder ob die Anerkennung und Vollstreckung nach den deutschen Regeln, insbesondere §§ 328 und 722 ZPO, erfolgen muss. Für die Praxis sind beglaubigte Entscheidungsausfertigungen, Nachweise der Rechtskraft oder Vollstreckbarkeit, Übersetzungen und Zustellungsnachweise entscheidend.

Wenn der Schuldner Anzeichen einer Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung aufweist, sollte der Gläubiger prüfen, ob neben der Einzelzwangsvollstreckung auch ein Insolvenzverfahren relevant wird. Ein Gläubigerantrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens ist nach § 14 InsO zulässig, wenn der Gläubiger ein rechtliches Interesse an der Eröffnung hat und seine Forderung sowie den Eröffnungsgrund glaubhaft macht. Praktisch bedeutet das: Der Gläubiger sollte offene Rechnungen, Verträge, Mahnungen, Vollstreckungsversuche, Zahlungsstockungen, Rücklastschriften, erfolglose Zahlungszusagen und sonstige Hinweise auf fehlende Liquidität dokumentieren.

Zahlungsunfähigkeit liegt nach § 17 InsO vor, wenn der Schuldner nicht in der Lage ist, die fälligen Zahlungspflichten zu erfüllen. Bei juristischen Personen ist außerdem die Überschuldung nach § 19 InsO relevant. Überschuldung liegt vor, wenn das Vermögen des Schuldners die bestehenden Verbindlichkeiten nicht mehr deckt, es sei denn, die Fortführung des Unternehmens ist nach den Umständen überwiegend wahrscheinlich. Für den Gläubiger ist dieser Unterschied wichtig, weil Zahlungsunfähigkeit, drohende Zahlungsunfähigkeit und Überschuldung unterschiedliche Funktionen im Insolvenzrecht haben und sich auf Strategie, Verhandlungen und Vollstreckungsrisiken auswirken können.

Im Insolvenzverfahren ist außerdem die Insolvenzanfechtung zu beachten. Nach § 129 InsO können Rechtshandlungen, die vor Eröffnung des Insolvenzverfahrens vorgenommen wurden und die Insolvenzgläubiger benachteiligen, unter den gesetzlichen Voraussetzungen angefochten werden. Die Anfechtung dient nicht dazu, einzelne Gläubiger nachträglich zu bestrafen, sondern soll die Insolvenzmasse wiederherstellen, wenn Vermögensverschiebungen die Gesamtheit der Gläubiger benachteiligt haben. Für einen Gläubiger kann dies bedeuten, dass eine vor der Insolvenz erhaltene Zahlung später vom Insolvenzverwalter überprüft und unter bestimmten Voraussetzungen zurückgefordert wird.

Zu den praktisch relevanten Risiken gehören insbesondere unentgeltliche Leistungen, Zahlungen an nahestehende Personen, inkongruente Deckungen, Zahlungen kurz vor Insolvenzantragstellung und Rechtshandlungen, die mit dem Vorsatz vorgenommen wurden, Gläubiger zu benachteiligen. Bei vorsätzlicher Benachteiligung kann eine Anfechtung nach § 133 InsO in Betracht kommen. Für Gläubiger ist deshalb wichtig, ungewöhnliche Zahlungsvereinbarungen, nachträgliche Sicherheiten, selektive Zahlungen und Vergleiche mit einem erkennbar krisenbefangenen Schuldner nicht nur unter Inkasso-Gesichtspunkten, sondern auch unter Insolvenzanfechtungsrisiken zu bewerten.

Wird eine Rechtshandlung erfolgreich angefochten, muss das aus dem Vermögen des Schuldners Weggegebene grundsätzlich zur Insolvenzmasse zurückgewährt werden. Dadurch kann sich die Masse erhöhen, aus der die Forderungen der Insolvenzgläubiger und die Kosten des Insolvenzverfahrens befriedigt werden. Für den Gläubiger ist dieser Punkt besonders wichtig, wenn kurz vor der Insolvenz noch Zahlungen, Sicherheiten oder Vergleiche mit dem Schuldner vereinbart wurden.

Wenn Sie Unterstützung beim internationalen Inkasso in Deutschland benötigen, kann eine frühzeitige rechtliche Analyse helfen, die passende Strategie zu wählen: außergerichtliche Verhandlung, Mahnverfahren, Klage, Vollstreckung, Prüfung eines ausländischen Titels oder insolvenzrechtliche Maßnahmen. Entscheidend sind die Belege zur Forderung, die Verjährung, der Verzug, die Vermögenslage des Schuldners und die Frage, ob eine schnelle Titulierung oder eine streitige gerichtliche Durchsetzung sinnvoller ist.

24.07.2024

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