Inkasso in Polen

Das Inkassoverfahren in Polen beginnt mit einer Prüfung des rechtlichen Status des Schuldners, seiner Zahlungsfähigkeit und seines verfügbaren Vermögens. Handelt es sich bei dem Schuldner um ein Unternehmen, sollten der KRS-Eintrag, die Vertretungsregeln, die Registerdaten, verfügbare Finanzunterlagen, Hinweise auf Liquidation, Restrukturierung oder Insolvenz sowie Anzeichen früherer erfolgloser Vollstreckungsmaßnahmen geprüft werden. Handelt der Schuldner als Einzelunternehmer, ist auch der CEIDG-Eintrag relevant. In diesem Stadium ist außerdem zu prüfen, ob der Gläubiger ausreichende Nachweise der Forderung besitzt, insbesondere Vertrag, Rechnungen, Lieferunterlagen, Korrespondenz, Zahlungsaufforderungen, Schuldanerkenntnis oder Nachweise über Teilzahlungen.

Außerdem ist zu klären, ob der Schuldner das Bestehen der Forderung, ihre Höhe oder ihre Fälligkeit bestreiten kann. Von dieser Prüfung hängt die sicherste Vorgehensweise ab: außergerichtliche Einigung, Nutzung verfügbarer Schuldnerinformationsregister, nationales Zahlungsbefehlsverfahren, elektronisches Zahlungsbefehlsverfahren, ordentliches Zivilverfahren, Europäischer Zahlungsbefehl oder Vollstreckung einer bereits vorliegenden ausländischen Gerichtsentscheidung in Polen.

Wenn gegen den Schuldner kein laufendes Gerichtsverfahren anhängig ist, keine noch nicht vollstreckte Gerichtsentscheidung besteht und der Schuldner weiterhin wirtschaftlich tätig ist, kann zunächst ein außergerichtliches Inkasso geprüft werden. Diese Phase ist sinnvoll, wenn realistische Aussicht besteht, den Schuldner zu einer Zahlung, zu einem Zahlungsplan oder zu einer anderen wirtschaftlich vertretbaren Lösung zu bewegen.

Diese Phase beruht auf strukturierten Verhandlungen mit dem Schuldner, um eine Zahlung, eine Ratenzahlung, eine teilweise Tilgung oder eine andere rechtlich und wirtschaftlich vertretbare Lösung zu erreichen. Gleichzeitig sollte der Gläubiger die Reaktion des Schuldners dokumentieren, weil dessen Verhalten später für die Wahl des Gerichtsverfahrens, die Beweisführung und die Vollstreckungsstrategie von Bedeutung sein kann.

Die Kommunikation mit dem Schuldner beginnt in der Regel mit der Übersendung einer Zahlungsaufforderung über geeignete und nachweisbare Kommunikationswege, etwa per Post, E-Mail, Telefon oder über einen vereinbarten Kommunikationskanal. Diese Maßnahmen sollten rechtmäßig, verhältnismäßig und gut dokumentiert sein. Ziel ist nicht bloßer Druck auf den Schuldner, sondern die Kontaktaufnahme mit entscheidungsbefugten Personen, die Klärung der Position des Schuldners, die Prüfung einer möglichen Zahlung und die Vorbereitung von Beweisen für ein mögliches Gerichtsverfahren.

Ein zusätzliches Instrument im außergerichtlichen Stadium kann die Nutzung polnischer Register und Schuldnerinformationssysteme sein, diese Quellen dürfen jedoch nicht miteinander verwechselt werden. KRD ist ein Wirtschaftsinformationssystem für Angaben zu unbezahlten Verbindlichkeiten. KRZ ist ein gesondertes öffentliches Register im Zusammenhang mit Insolvenz, Restrukturierung und Fällen, in denen eine Vollstreckung erfolglos geblieben ist. KRS und CEIDG dienen vor allem der Prüfung des rechtlichen Status des Schuldners, seiner Vertretungsbefugnis und seiner Registerdaten. Die richtige Auswahl der Informationsquelle ist wichtig, weil jedes dieser Instrumente eine andere Funktion und einen anderen praktischen Wert für den Gläubiger hat.

Als praktischer, nicht garantierter Orientierungswert kann das außergerichtliche Inkasso in Polen häufig etwa 30 bis 60 Tage dauern. Die tatsächliche Dauer hängt jedoch von der Reaktion des Schuldners, der Qualität der Unterlagen, der Höhe der Forderung, der Zahlungsfähigkeit des Schuldners, der erforderlichen Registerprüfung und davon ab, ob die Parteien über einen Zahlungsplan oder eine Ratenzahlung verhandeln. Ignoriert der Schuldner die Zahlungsaufforderungen, bestreitet er die Forderung ohne tragfähige Grundlage, verschleiert er Vermögen oder zeigt die erste Analyse, dass Verhandlungen nicht erfolgversprechend sind, sollte der Gläubiger ohne unnötige Verzögerung zum gerichtlichen Inkasso übergehen.

Die allgemeine Verjährungsfrist nach polnischem Zivilrecht beträgt sechs Jahre. Für wiederkehrende Leistungen und Ansprüche im Zusammenhang mit einer wirtschaftlichen Tätigkeit gilt grundsätzlich eine Frist von drei Jahren, sofern keine Sonderregel eine andere Frist vorsieht. Beträgt die Verjährungsfrist mindestens zwei Jahre, endet sie in der Regel am letzten Tag des Kalenderjahres. Verjährungsfristen dürfen durch Rechtsgeschäft weder verkürzt noch verlängert werden.

Im internationalen Geschäftsverkehr kann das Übereinkommen der Vereinten Nationen von 1974 über die Verjährung beim internationalen Warenkauf Bedeutung haben. Die dort vorgesehene vierjährige Frist betrifft jedoch Forderungen aus internationalem Warenkauf, wenn dieses Übereinkommen tatsächlich anwendbar ist, und nicht jede internationale Forderung. Bei grenzüberschreitenden Fällen sollte daher zuerst geprüft werden, welche Art von Vertrag vorliegt, in welchen Staaten die Parteien ansässig sind und ob die Forderung tatsächlich aus einem Warenkauf entstanden ist.

Nach Ablauf der Verjährungsfrist kann sich der Schuldner auf die Verjährung als Einwand berufen, was die gerichtliche Durchsetzung erheblich erschwert. Vor Klageerhebung sollte der Gläubiger nicht nur das Fälligkeitsdatum der Rechnung oder der vertraglichen Zahlung prüfen, sondern auch, ob die Verjährung unterbrochen wurde. Bedeutung haben können insbesondere Handlungen vor einem Gericht oder einer zuständigen Behörde, die unmittelbar der Geltendmachung, Feststellung, Befriedigung oder Sicherung der Forderung dienen, sowie die Anerkennung der Forderung durch den Schuldner. Nach jeder Unterbrechung beginnt die Verjährungsfrist erneut zu laufen.

Mediation oder eine andere außergerichtliche Streitbeilegung ist keine zwingende Voraussetzung für die Erhebung einer Zahlungsklage in Polen. Die Klageschrift sollte jedoch Angaben dazu enthalten, ob die Parteien eine Mediation oder eine gütliche Streitbeilegung versucht haben, oder erklären, warum ein solcher Versuch nicht unternommen wurde. Deshalb sollte der Gläubiger Zahlungsaufforderungen, Vergleichsvorschläge, Antworten des Schuldners und Zustellnachweise aufbewahren, weil diese Unterlagen sowohl in Verhandlungen als auch im Gerichtsverfahren Bedeutung haben können.

Bei der Planung eines gerichtlichen Inkassos in Polen sollte der Gläubiger auch Gerichtsgebühren und Übersetzungskosten berücksichtigen. In Zahlungssachen hängen die Gerichtsgebühren in der Regel vom Wert der geltend gemachten Forderung und von der gewählten Verfahrensart ab. Wird ein gebührenpflichtiger Schriftsatz nicht ordnungsgemäß bezahlt, kann das Gericht zur Zahlung auffordern und den Schriftsatz bei ausbleibender Zahlung nach den Verfahrensregeln zurückgeben. Für ausländische Gläubiger sind außerdem Übersetzungen ins Polnische wichtig, weil Schriftsätze und Anlagen vor einem polnischen Gericht auf Polnisch eingereicht oder mit einer Übersetzung versehen werden müssen.

Je nach den Umständen des Falles, dem Wert der Forderung, der Qualität der Unterlagen, der Haltung des Schuldners und dem Vorliegen eines grenzüberschreitenden Elements können folgende Wege des gerichtlichen Inkassos in Betracht kommen:

1. Das Zahlungsbefehlsverfahren ist eines der wichtigsten Instrumente des gerichtlichen Inkassos in Polen, dabei sind jedoch mehrere Verfahrensarten zu unterscheiden. In der Praxis kommen insbesondere ein Verfahren auf Grundlage besonders starker schriftlicher Beweise, ein vereinfachtes Zahlungsbefehlsverfahren und ein elektronisches Zahlungsbefehlsverfahren in Betracht.

Im Verfahren auf Grundlage besonders starker schriftlicher Beweise sollte der Gläubiger über Unterlagen mit hoher Beweiskraft verfügen, etwa eine öffentliche Urkunde, eine vom Schuldner akzeptierte Rechnung, eine Zahlungsaufforderung zusammen mit einem schriftlichen Schuldanerkenntnis, ein Wertpapier oder andere nach den Zivilverfahrensregeln zulässige Dokumente. Dieser Weg ist besonders nützlich, wenn die Forderung gut dokumentiert ist und der Gläubiger bereits zu Beginn des Verfahrens eine stärkere prozessuale Position erreichen möchte.

Im vereinfachten Zahlungsbefehlsverfahren kann das Gericht einen Zahlungsbefehl erlassen, wenn die Forderung schlüssig erscheint, die Umstände keine ernsthaften Zweifel aufwerfen und die Sache am Anfang keine vollständige Beweisaufnahme erfordert. Das Gericht prüft die Sache ohne Ladung der Parteien. Bestreitet der Schuldner den Zahlungsbefehl nicht fristgerecht, kann dieser rechtskräftig werden und nach den erforderlichen Verfahrensschritten als Grundlage der Vollstreckung dienen.

Legt der Schuldner den vorgesehenen Rechtsbehelf ein, hängen die Folgen von der Art des erlassenen Zahlungsbefehls ab. Im vereinfachten Zahlungsbefehlsverfahren kann der Einspruch dazu führen, dass der Zahlungsbefehl im angefochtenen Teil seine Wirkung verliert und die Sache im ordentlichen Zivilverfahren fortgesetzt wird. Im Verfahren auf Grundlage besonders starker schriftlicher Beweise nutzt der Schuldner einen anderen Rechtsbehelf; der Zahlungsbefehl kann dabei bis zur gerichtlichen Prüfung des Streits weiterhin als Sicherungsinstrument Bedeutung behalten.

Das elektronische Zahlungsbefehlsverfahren wird über das polnische elektronische Gericht geführt und dient der elektronischen Durchsetzung von Geldforderungen. In diesem Verfahren werden die Beweise im Antrag beschrieben und nicht in derselben Weise beigefügt wie im ordentlichen Verfahren. Dieser Weg kann bei einfachen Geldforderungen nützlich sein, eignet sich aber nicht für jeden Fall, insbesondere wenn Zustellung, Beweisstreit oder ein ausländischer Bezug eine ordentliche gerichtliche Prüfung sinnvoller machen.

2. Das ordentliche Zivilverfahren wird angewendet, wenn der Schuldner die Forderung bestreitet, ein Zahlungsbefehl wirksam angefochten wurde oder die Sache eine vollständige Beweisaufnahme erfordert. Dieser Weg ist auch dann angemessen, wenn der Gläubiger nicht über ausreichende Unterlagen für ein Zahlungsbefehlsverfahren verfügt oder der Sachverhalt komplexer ist, etwa wegen Aufrechnung, mangelhafter Vertragserfüllung, Verjährung, fehlender Vertretungsmacht, fehlerhafter Zustellung oder anderer materieller Einwendungen.

Das ordentliche Zivilverfahren umfasst Schriftsätze, mündliche Verhandlungen und die Würdigung der Beweise. Das Gericht kann Verträge, Rechnungen, Lieferunterlagen, Korrespondenz, Zeugenaussagen, Sachverständigengutachten und andere relevante Beweise prüfen. Als praktischer Orientierungswert kann das Verfahren vor dem Gericht erster Instanz ab 6 Monaten dauern; die tatsächliche Dauer hängt jedoch von der Arbeitsbelastung des Gerichts, der Zustellung, der Zahl der Verhandlungen, Beweisanträgen, Sachverständigengutachten, dem prozessualen Verhalten des Schuldners sowie ausländischen Unterlagen oder Übersetzungen ab.

Nach Prüfung der Sache erlässt das Gericht ein Urteil. Möchte eine Partei das Urteil anfechten, ist die ordnungsgemäße Zustellung des Urteils zusammen mit der schriftlichen Begründung entscheidend. Grundsätzlich ist die Berufung innerhalb von zwei Wochen ab Zustellung des Urteils mit Begründung einzulegen. In bestimmten Fällen kann diese Frist drei Wochen betragen, wenn die Frist für die Erstellung der Begründung verlängert wurde und die Partei hierüber belehrt wurde.

Die Kassationsbeschwerde ist kein gewöhnlicher Abschnitt jedes Inkassoverfahrens. Sie ist ein außerordentlicher Rechtsbehelf zum obersten Gericht und steht nur zur Verfügung, wenn die gesetzlichen Zulässigkeitsvoraussetzungen erfüllt sind. In vermögensrechtlichen Streitigkeiten ist sie grundsätzlich nicht eröffnet, wenn der Wert des angefochtenen Gegenstands unter der gesetzlichen Schwelle liegt. In einer üblichen Inkassostrategie stehen daher das Urteil, seine Vollstreckbarkeit, die Berufungsphase und die anschließende Vollstreckung im Mittelpunkt; eine Kassationsbeschwerde sollte nur in Fällen geprüft werden, in denen rechtliche und wirtschaftliche Kriterien dies rechtfertigen.

3. Der Europäische Zahlungsbefehl ist ein eigenständiges Verfahren der Europäischen Union für unbestrittene Geldforderungen in Zivil- und Handelssachen mit grenzüberschreitendem Bezug. Er gilt zwischen den Mitgliedstaaten der Europäischen Union mit Ausnahme Dänemarks und beruht auf amtlichen Formularen. Dieses Verfahren kann nützlich sein, wenn sich Gläubiger und Schuldner in verschiedenen Mitgliedstaaten befinden, die Forderung fällig, auf Geld gerichtet und zum Zeitpunkt der Antragstellung nicht ernsthaft bestritten ist.

Um einen Europäischen Zahlungsbefehl zu erhalten, reicht der Gläubiger das entsprechende Formular beim zuständigen Gericht ein. In der Anfangsphase ist die Anwesenheit des Gläubigers in einer Gerichtsverhandlung nicht erforderlich. Nach Zustellung des Zahlungsbefehls an den Schuldner hat dieser 30 Tage Zeit, Einspruch einzulegen. Wird fristgerecht kein Einspruch eingelegt, wird der Europäische Zahlungsbefehl automatisch vollstreckbar und kann in einem anderen Mitgliedstaat nach den dort geltenden Vollstreckungsregeln genutzt werden.

Legt der Schuldner Einspruch ein, handelt es sich nicht mehr um ein einfaches Verfahren über eine unbestrittene Forderung. Je nach Wahl des Gläubigers und den anwendbaren Regeln kann die Sache an das zuständige Zivilgericht übergehen, in einem anderen verfügbaren Verfahren der Europäischen Union fortgeführt oder beendet werden. Der Gläubiger sollte daher vorab prüfen, ob der Europäische Zahlungsbefehl das wirksamste Instrument ist oder ob ein nationales Zahlungsbefehlsverfahren, ein ordentliches Zivilverfahren oder die Vollstreckung einer bereits erlangten Entscheidung besser geeignet ist.

Für ausländische Gläubiger ist die Anerkennung und Vollstreckung ausländischer Gerichtsentscheidungen in Polen ein gesondertes Thema. Hat der Gläubiger bereits eine Entscheidung eines Gerichts eines anderen Mitgliedstaats der Europäischen Union in einer Zivil- oder Handelssache, sind die Regeln der Europäischen Union über Zuständigkeit, Anerkennung und Vollstreckung von Entscheidungen von zentraler Bedeutung. Nach diesen Regeln wird eine in einem Mitgliedstaat ergangene Entscheidung in den anderen Mitgliedstaaten ohne besonderes Anerkennungsverfahren anerkannt. Ist sie im Ursprungsstaat vollstreckbar, kann sie in einem anderen Mitgliedstaat ohne gesonderte Vollstreckbarerklärung vollstreckt werden. In der Praxis benötigt der Gläubiger in der Regel eine ordnungsgemäße Ausfertigung der Entscheidung und die entsprechende Bescheinigung nach den anwendbaren Regeln der Europäischen Union.

Entscheidungen aus Staaten außerhalb der Europäischen Union werden anders behandelt. Gibt es keinen einschlägigen internationalen Vertrag und kein anderes anwendbares Instrument, das ein besonderes Verfahren entbehrlich macht, muss eine ausländische Entscheidung, die in Polen vollstreckt werden soll, grundsätzlich durch ein polnisches Gericht für vollstreckbar erklärt werden. Der Gläubiger sollte eine beglaubigte Ausfertigung der Entscheidung, einen Nachweis ihrer Rechtskraft oder Vollstreckbarkeit im Ursprungsstaat sowie Übersetzungen ins Polnische vorbereiten. Dieser Schritt ist besonders wichtig, wenn sich Vermögen des Schuldners in Polen befindet, die gerichtliche Entscheidung aber in einem anderen Staat erwirkt wurde.

Nach Erhalt eines rechtskräftigen und vollstreckbaren Titels kann der Gläubiger in Polen ein Vollstreckungsverfahren einleiten, wenn der Schuldner nicht freiwillig leistet. Die Vollstreckung wird durch Gerichtsvollzieher innerhalb des polnischen Vollstreckungssystems durchgeführt. Im Vollstreckungsantrag kann der Gläubiger bekannte Vermögenswerte des Schuldners und gewünschte Vollstreckungsmaßnahmen angeben, etwa Konten, Forderungen gegen Dritte, bewegliche Sachen, Arbeitseinkommen, Gesellschaftsanteile oder andere Vermögensrechte.

Die Vollstreckung in unbewegliches Vermögen erfordert einen ausdrücklichen Antrag des Gläubigers und sollte gesondert bewertet werden, weil sie formeller, länger und kostenintensiver ist. Die Dauer der Vollstreckung sollte nicht auf einen einheitlichen Durchschnittswert reduziert werden. Sie hängt davon ab, ob der Gläubiger Vermögenswerte des Schuldners kennt, ob Konten und Forderungen gegen Dritte schnell festgestellt werden können, ob der Schuldner noch aktiv wirtschaftlich tätig ist, ob frühere Vollstreckungsversuche erfolglos waren, ob unbewegliches Vermögen vorhanden ist und ob der Schuldner Beschwerden oder andere Verfahrensanträge stellt.

Die wirksamste Vollstreckungsstrategie wird bereits vor der Einschaltung des Gerichtsvollziehers vorbereitet. Der Gläubiger sollte möglichst früh Informationen über Konten, Geschäftspartner, Vermögen, Fahrzeuge, Forderungen gegen Dritte und die wirtschaftliche Tätigkeit des Schuldners sammeln.

Wenn die Vollstreckung gegen eine polnische Gesellschaft mit beschränkter Haftung erfolglos bleibt, kann der Gläubiger einen gesonderten Anspruch gegen Mitglieder der Geschäftsführung prüfen. Dieser Mechanismus ist bei der Beitreibung von Forderungen gegen Gesellschaften mit beschränkter Haftung besonders wichtig, weil Mitglieder der Geschäftsführung für Verbindlichkeiten der Gesellschaft gesamtschuldnerisch haften können, wenn die Vollstreckung gegen die Gesellschaft selbst keine Befriedigung gebracht hat.

Die Haftung der Mitglieder der Geschäftsführung entsteht nicht automatisch in jedem Fall und bedeutet keine allgemeine Haftung aller Leitungspersonen aller Gesellschaftsformen für Gesellschaftsschulden. Ein Mitglied der Geschäftsführung kann sich entlasten, wenn es insbesondere nachweist, dass der Insolvenzantrag rechtzeitig gestellt wurde, ein Restrukturierungsverfahren rechtzeitig eröffnet oder eine Vereinbarung rechtzeitig bestätigt wurde, dass das Unterlassen des Insolvenzantrags nicht auf seinem Verschulden beruhte oder dass dem Gläubiger kein Schaden entstanden ist.

Bei anderen Rechtsformen, einschließlich Aktiengesellschaften, muss die Haftung der Leitungspersonen nach den jeweils anwendbaren Regeln für die konkrete Gesellschaftsform und die Art der Forderung beurteilt werden. Eine pauschale Gleichsetzung aller Gesellschaftsformen ist für das Inkasso in Polen rechtlich riskant, weil Voraussetzungen, Anspruchsgrundlagen und Verteidigungsmöglichkeiten je nach Gesellschaftsform unterschiedlich sein können.

Wenn Sie Unterstützung beim Inkasso in Polen benötigen, können wir den Schuldner analysieren, die Unterlagen prüfen, eine Beitreibungsstrategie vorbereiten, die außergerichtliche Phase begleiten, das Gerichtsverfahren unterstützen, die Vollstreckung koordinieren und Fragen der Anerkennung oder Vollstreckung einer ausländischen Gerichtsentscheidung bewerten. Jeder Fall sollte anhand der Unterlagen, der Verjährungsfrist, des rechtlichen Status des Schuldners und des Standorts verwertbarer Vermögenswerte geprüft werden.

18.06.2024

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