Un creditore che cerca di ottenere il pagamento da un debitore russo non deve necessariamente ottenere prima una sentenza per poter passare all’esecuzione forzata. Il diritto russo prevede un meccanismo autonomo — il titolo esecutivo notarile — che, in determinate circostanze, consente di ottenere un documento esecutivo senza avviare un normale giudizio.
Per un creditore straniero può rappresentare un’alternativa interessante al contenzioso, perché può abbreviare il percorso verso l’esecuzione. Il suo ambito di applicazione è però intenzionalmente limitato. Una fattura non pagata, un contratto firmato o persino un debito apparentemente evidente non rendono automaticamente il credito idoneo a questa procedura.
La prima domanda, quindi, non è se il debitore debba effettivamente del denaro, ma se l’obbligazione sottostante rientri in una categoria per la quale il diritto russo consente il ricorso al titolo esecutivo notarile.
Quali crediti possono essere recuperati tramite titolo esecutivo notarile?
L’articolo 90 dei Fondamenti della legislazione della Federazione Russa sul notariato individua i documenti che possono costituire la base per questo tipo di recupero.
Tra le categorie principali rientrano gli atti notarili che stabiliscono un’obbligazione pecuniaria o un obbligo di trasferire beni. La normativa prevede inoltre alcuni contratti di credito, garanzie relative a obbligazioni creditizie e altre categorie specificamente disciplinate.
Questa distinzione è fondamentale.
Un creditore può disporre di una documentazione molto solida che prova l’esistenza del debito, ma tali prove, da sole, non danno accesso alla procedura notarile. Occorre prima stabilire se il documento da cui nasce l’obbligazione appartenga effettivamente a una categoria per la quale il titolo esecutivo notarile è previsto dalla legge.
Il titolo esecutivo notarile deve quindi essere considerato un meccanismo speciale di recupero per determinate obbligazioni, non un’alternativa generale al processo.
Solo dopo aver superato questo primo requisito ha senso verificare se il credito sia realmente non contestato.
Cosa significa, in pratica, che il credito è non contestato?
L’articolo 91 richiede che i documenti presentati al notaio dimostrino che la pretesa del creditore sia non contestata.
Questo requisito va oltre la semplice prova del fatto che il pagamento sia scaduto.
La giurisprudenza russa mostra che i tribunali verificano se, prima della formazione del titolo esecutivo notarile, esistesse già una reale controversia sull’esistenza del debito, sul suo importo o sul momento in cui l’obbligazione doveva essere adempiuta.
La presenza di una controversia può emergere dalla corrispondenza tra le parti, da contestazioni relative all’esecuzione del contratto, da divergenze sul calcolo, da pretese riconvenzionali o da altre circostanze che mostrino un conflitto già esistente sull’obbligazione.
I tribunali considerano inoltre eventuali differenze tra l’importo comunicato al debitore e quello successivamente richiesto davanti al notaio. Tali divergenze possono incidere sulla valutazione della natura realmente non contestata della pretesa.
Allo stesso tempo, il debitore non può necessariamente ottenere l’annullamento di un titolo correttamente formato soltanto iniziando a contestare il debito dopo l’avvio dell’esecuzione.
Se il creditore ha presentato i documenti richiesti, il debitore è stato correttamente informato e non risultano prove di una controversia reale già esistente prima dell’atto notarile, le obiezioni formulate successivamente possono non essere sufficienti.
In pratica occorre quindi distinguere tra una controversia realmente preesistente e contestazioni sollevate soltanto dopo che il creditore ha già utilizzato il meccanismo notarile.
Prima di rivolgersi al notaio, è opportuno riesaminare non soltanto il contratto e la fattura, ma l’intera storia del rapporto: corrispondenza, negoziazioni sul pagamento, contestazioni del debitore, richieste di correzione, pretese riconvenzionali ed eventuali riconoscimenti del debito.
La comunicazione con 14 giorni di anticipo è un requisito sostanziale
Prima di chiedere il titolo esecutivo notarile, il creditore deve inviare al debitore una comunicazione relativa al debito almeno 14 giorni prima della presentazione della domanda al notaio.
Al notaio devono essere presentati sia la comunicazione sia la prova del suo invio.
Questo passaggio non dovrebbe essere considerato una mera formalità.
La causa e l’importo del credito indicati nella comunicazione dovrebbero corrispondere a quelli successivamente sottoposti al notaio. Differenze sostanziali possono creare problemi, perché il debitore deve avere una reale possibilità di comprendere quale debito stia per essere perseguito mediante la procedura notarile.
Per questo motivo, la comunicazione e il calcolo definitivo del credito dovrebbero essere predisposti come parti di un unico fascicolo di recupero.
Capitale, interessi contrattuali, penali e relativi periodi di calcolo dovrebbero essere verificati prima dell’invio della comunicazione, anziché essere ricostruiti soltanto al momento della domanda notarile.
Un creditore straniero può utilizzare questa procedura?
Sì. Le regole notarili russe contemplano espressamente situazioni in cui il creditore è una persona giuridica straniera.
Per identificare una società straniera possono essere utilizzati la denominazione completa, la sede, il numero di registrazione nel registro estero, i dati del relativo registro e la data di registrazione. Il numero fiscale russo viene indicato se esiste, ma non costituisce un requisito assoluto per ogni società straniera.
Tuttavia, il semplice fatto di essere un creditore straniero non rende automaticamente un normale credito commerciale idoneo al titolo esecutivo notarile.
Questa distinzione è particolarmente importante nel commercio internazionale.
Se un fornitore straniero ha consegnato merci a una società russa sulla base di un normale contratto scritto di fornitura, oppure se un prestatore straniero ha fornito servizi sulla base di un comune contratto di servizi, il semplice mancato pagamento e l’assenza di contestazioni da parte del debitore normalmente non sono sufficienti per accedere automaticamente alla procedura notarile.
Se il contratto sottostante non è stato stipulato in forma notarile e non rientra in un’altra categoria per la quale la legge prevede espressamente il titolo esecutivo notarile, il creditore dovrà in genere ricorrere al tribunale.
Un creditore straniero dovrebbe quindi rispondere, nell’ordine, a due domande distinte.
Primo: il documento da cui nasce il debito appartiene a una categoria per la quale è ammesso il titolo esecutivo notarile?
Secondo: se la risposta è positiva, il credito è realmente non contestato e adeguatamente documentato?
Solo dopo una risposta positiva alla prima domanda ha senso valutare la natura non contestata del credito, gli obblighi di comunicazione e i termini applicabili.
Di conseguenza, un tipico credito derivante da una fornitura internazionale o dalla prestazione di servizi può essere molto ben documentato e, nonostante ciò, restare fuori dal meccanismo notarile.
Contratti firmati, fatture, documenti di trasporto e consegna, verbali di accettazione e corrispondenza che conferma il saldo dovuto possono costituire una solida base probatoria in giudizio. Non creano però automaticamente il diritto a un titolo esecutivo notarile se la transazione stessa non appartiene a una categoria prevista dalla legge.
Se, al contrario, la transazione del creditore straniero è stata strutturata sin dall’inizio in una forma giuridica idonea, compreso un appropriato atto notarile, la situazione può essere diversa. Se sono soddisfatti anche gli altri requisiti di legge, la procedura notarile può essere disponibile.
La normativa prevede inoltre alcune categorie speciali di obbligazioni per le quali il titolo esecutivo notarile può essere utilizzato anche indipendentemente dalla normale forma notarile del contratto. L’approccio corretto consiste quindi nel qualificare il documento concreto, anziché applicare una regola semplificata basata unicamente sulla presenza o meno della forma notarile.
Se la transazione non soddisfa i requisiti del meccanismo notarile, il creditore dovrebbe valutare il normale percorso giudiziale descritto più in dettaglio nella guida Grandliga sul recupero crediti in Russia.
Quali documenti può dover presentare un creditore straniero?
Se il credito è idoneo alla procedura, la società straniera deve inoltre poter dimostrare il proprio status giuridico e i poteri della persona che agisce per suo conto.
A seconda delle circostanze, possono essere necessari documenti societari e di registrazione, un estratto del registro commerciale competente, documenti che dimostrino i poteri degli amministratori e una procura conferita al rappresentante.
I documenti emessi al di fuori della Russia possono richiedere una traduzione certificata in russo e, a seconda del paese di origine e degli accordi internazionali applicabili, un’apostille o un’altra forma di legalizzazione.
Questi aspetti dovrebbero essere verificati prima di presentare la domanda.
Il vantaggio pratico di una procedura accelerata può ridursi notevolmente se solo al momento del deposito emerge che i documenti societari o i poteri del rappresentante non possono ancora essere provati nella forma richiesta.
È possibile presentare la domanda a distanza da un altro paese?
Il diritto russo consente che il titolo esecutivo notarile sia formato come atto notarile a distanza, senza la presenza personale del richiedente davanti al notaio.
Per un creditore straniero questa possibilità può essere particolarmente utile, ma non significa che i documenti possano essere presentati liberamente attraverso qualsiasi sistema elettronico straniero.
La domanda deve essere trasmessa tramite l’infrastruttura informatica notarile russa prevista a tal fine e deve rispettare i requisiti del diritto russo in materia di firma elettronica.
Per una società straniera che non dispone già dell’accesso a tale ambiente elettronico, la presentazione diretta dall’estero può quindi essere tecnicamente più complessa di quanto l’espressione “procedura a distanza” possa suggerire.
Una soluzione pratica può essere quella di agire tramite un rappresentante debitamente autorizzato, in grado di utilizzare la procedura elettronica russa richiesta.
Il diritto russo consente a un rappresentante di presentare, per conto del creditore, la domanda relativa a un atto notarile a distanza.
Per una società straniera ciò può rendere il meccanismo concretamente utilizzabile senza richiedere la presenza personale dei suoi amministratori davanti a un notaio russo.
La modalità di presentazione dovrebbe essere definita in anticipo, poiché i requisiti relativi alla procura, ai documenti societari e alla procedura elettronica possono variare a seconda di chi presenta formalmente la domanda.
Per ottenere il titolo esecutivo notarile si applica un termine di due anni
La procedura notarile è soggetta a un limite temporale che può essere facilmente trascurato.
Ai sensi dell’articolo 91, il titolo esecutivo notarile può essere formato solo se dal giorno in cui l’obbligazione avrebbe dovuto essere adempiuta sono trascorsi non più di due anni.
Nel recupero internazionale dei crediti questo aspetto è particolarmente importante.
I creditori stranieri spesso inviano solleciti per lunghi periodi, negoziano piani di pagamento, accettano ripetute promesse di pagamento o tentano inizialmente il recupero tramite intermediari prima di avviare azioni formali in Russia.
Se la transazione è potenzialmente idonea al meccanismo notarile, un’attesa eccessiva può comportare la perdita proprio di questa possibilità.
Il termine biennale per ottenere il titolo esecutivo notarile deve essere distinto dal termine di prescrizione applicabile a una normale azione giudiziale e dai diversi termini previsti per presentare all’esecuzione un documento esecutivo già formato.
Per questo motivo, l’idoneità alla procedura notarile dovrebbe essere verificata in una fase iniziale e non soltanto dopo il fallimento di lunghe trattative con il debitore.
Cosa accade dopo la formazione del titolo esecutivo notarile?
Una volta formato il titolo esecutivo notarile, il creditore può passare all’esecuzione senza dover prima ottenere una normale sentenza relativa a quel credito qualificato.
Se il titolo viene formato in modalità elettronica, il documento esecutivo può, su richiesta del creditore, essere trasmesso attraverso il sistema informativo notarile all’autorità competente per l’esecuzione forzata.
A questo punto cambia anche il fulcro pratico del caso.
La questione principale non è più dimostrare l’esistenza del credito, ma individuare beni del debitore sui quali sia effettivamente possibile procedere.
Possono assumere rilievo fondi presenti su conti bancari, crediti vantati dal debitore verso terzi, veicoli, immobili e altri beni aggredibili.
Se il creditore dispone di informazioni limitate sul patrimonio del debitore, la ricerca dei beni dovrebbe essere coordinata con l’attività esecutiva, anziché essere rinviata al momento in cui l’esecuzione ordinaria non abbia prodotto risultati.
Quando il procedimento giudiziario è la strada più appropriata?
L’esistenza di una procedura notarile accelerata non significa che un credito controverso o non idoneo debba essere forzatamente ricondotto a questo meccanismo.
Il ricorso al tribunale sarà normalmente necessario quando il documento da cui nasce il debito non appartiene a una categoria per la quale è disponibile il titolo esecutivo notarile.
Il giudizio sarà inoltre necessario quando occorre accertare fatti controversi o risolvere posizioni contrattuali incompatibili tra le parti. Ciò può riguardare, ad esempio, contestazioni sulla qualità della prestazione, dispute sull’avvenuta consegna, compensazioni, pretese riconvenzionali, divergenze nel calcolo del debito oppure contestazioni sulla validità o sull’interpretazione del contratto.
Il vantaggio del titolo esecutivo notarile non consiste nella possibilità di trasformare un credito contestato in un credito non contestato.
Il suo valore pratico consiste nel consentire al creditore che dispone del documento corretto e di un credito realmente non contestato di evitare un normale processo quando non esiste, in sostanza, una vera controversia da decidere.
La struttura del contratto può determinare le future opzioni di recupero
Per le imprese che concludono contratti con controparti russe, la possibilità di ottenere in futuro un titolo esecutivo notarile può essere rilevante non solo dopo il mancato pagamento, ma già nella fase di strutturazione dell’operazione.
Poiché l’accesso al meccanismo dipende in larga misura dal documento da cui nasce l’obbligazione, la forma giuridica scelta al momento della conclusione del contratto può influenzare le future opzioni di recupero.
Se il valore della transazione, l’esposizione creditizia e il rischio di inadempimento giustificano formalità aggiuntive, le parti possono valutare già in fase contrattuale se strutturare l’obbligazione in una forma che consenta in seguito di utilizzare il titolo esecutivo notarile possa offrire un vantaggio concreto.
Ciò non significa che ogni contratto internazionale di fornitura o di servizi debba essere stipulato in forma notarile.
Nelle operazioni ordinarie, i costi e le formalità aggiuntive possono non produrre un beneficio commerciale significativo. Per importi elevati, forniture ricorrenti con pagamento differito o transazioni in cui la rapidità del possibile recupero è particolarmente importante, questo aspetto può invece essere valutato insieme alla legge applicabile, alla modalità di risoluzione delle controversie, alle garanzie, alle condizioni di pagamento e alla valutazione del rischio della controparte.
L’aspetto decisivo è analizzare questa possibilità prima che si verifichi l’inadempimento.
Se le parti hanno già concluso un normale contratto che non rientra nelle categorie pertinenti e successivamente insorge un problema di pagamento, il creditore, in linea generale, non può ottenere accesso al meccanismo notarile soltanto perché il debito è ben documentato e di fatto non contestato.
Per un creditore internazionale, la sequenza pratica è quindi chiara: prima occorre verificare se il documento da cui nasce l’obbligazione sia idoneo al titolo esecutivo notarile; solo dopo si valutano la natura non contestata del credito e gli altri requisiti della procedura.
