Wierzyciel dochodzący zapłaty od rosyjskiego dłużnika nie zawsze musi najpierw uzyskać wyrok sądu, aby przejść do przymusowego egzekwowania należności. Prawo rosyjskie przewiduje odrębny mechanizm — notarialny tytuł egzekucyjny, który w określonych przypadkach pozwala uzyskać dokument wykonawczy bez zwykłego postępowania sądowego.
Dla zagranicznego wierzyciela może to być atrakcyjna alternatywa wobec procesu, ponieważ może skrócić drogę do egzekucji. Mechanizm ten ma jednak ograniczony zakres. Sam fakt istnienia niezapłaconej faktury, podpisanej umowy czy nawet oczywistego zadłużenia nie oznacza jeszcze, że wierzytelność kwalifikuje się do dochodzenia w tym trybie.
Pierwsze pytanie nie dotyczy więc tego, czy dłużnik rzeczywiście jest winien pieniądze, lecz tego, czy dane zobowiązanie należy do kategorii, w przypadku których prawo rosyjskie dopuszcza uzyskanie notarialnego tytułu egzekucyjnego.
Jakie długi można dochodzić na podstawie notarialnego tytułu egzekucyjnego?
Artykuł 90 Podstaw ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej o notariacie określa dokumenty, na podstawie których należność może być dochodzona w tym szczególnym trybie.
Do jednej z podstawowych kategorii należą czynności prawne poświadczone notarialnie, z których wynika zobowiązanie pieniężne lub obowiązek przeniesienia mienia. Prawo przewiduje również określone rodzaje umów kredytowych, poręczeń zabezpieczających zobowiązania kredytowe oraz inne szczególne kategorie dokumentów.
To rozróżnienie ma zasadnicze znaczenie.
Wierzyciel może dysponować obszernym materiałem dowodowym potwierdzającym istnienie długu, jednak sam taki materiał nie daje jeszcze prawa do skorzystania z procedury notarialnej. Najpierw trzeba ustalić, czy dokument, z którego wynika zobowiązanie, należy do kategorii objętej tym mechanizmem.
Notarialny tytuł egzekucyjny należy zatem traktować jako szczególny sposób dochodzenia określonych zobowiązań, a nie jako uniwersalny zamiennik procesu sądowego.
Dopiero po pozytywnym przejściu tego pierwszego kryterium należy analizować, czy dana wierzytelność ma rzeczywiście bezsporny charakter.
Co w praktyce oznacza bezsporność długu?
Artykuł 91 wymaga, aby dokumenty przedłożone notariuszowi potwierdzały bezsporność roszczenia wierzyciela.
Warunek ten oznacza więcej niż samo wykazanie, że termin płatności upłynął.
Rosyjskie orzecznictwo pokazuje, że sądy badają, czy przed sporządzeniem notarialnego tytułu egzekucyjnego istniał rzeczywisty spór co do istnienia długu, jego wysokości lub terminu wykonania zobowiązania.
O istnieniu sporu mogą świadczyć między innymi korespondencja stron, zastrzeżenia dotyczące wykonania umowy, kwestionowanie wyliczenia należności, roszczenia wzajemne lub inne okoliczności wskazujące na wcześniejszy konflikt dotyczący treści zobowiązania.
Sądy zwracają również uwagę na rozbieżności pomiędzy kwotą długu wcześniej zakomunikowaną dłużnikowi a kwotą następnie przedstawioną notariuszowi. Takie różnice mogą mieć znaczenie przy ocenie, czy roszczenie było dostatecznie jednoznaczne i bezsporne.
Jednocześnie dłużnik nie zawsze może skutecznie zakwestionować prawidłowo sporządzony tytuł wyłącznie dlatego, że zaczął kwestionować zobowiązanie dopiero po rozpoczęciu egzekucji.
Jeżeli wierzyciel przedłożył wymagane dokumenty, dłużnik został prawidłowo zawiadomiony, a brak jest dowodów na rzeczywisty spór istniejący wcześniej, późniejsze sprzeciwy mogą okazać się niewystarczające.
W praktyce należy więc odróżnić rzeczywiście istniejący wcześniej spór od zarzutów podniesionych dopiero po skorzystaniu przez wierzyciela z mechanizmu notarialnego.
Przed złożeniem wniosku warto przeanalizować nie tylko samą umowę i faktury, lecz także całą historię relacji stron: korespondencję, negocjacje dotyczące płatności, zastrzeżenia dłużnika, prośby o korekty dokumentów, roszczenia wzajemne oraz ewentualne uznanie długu.
Zawiadomienie z 14-dniowym wyprzedzeniem jest istotnym warunkiem procedury
Przed wystąpieniem o notarialny tytuł egzekucyjny wierzyciel musi przesłać dłużnikowi zawiadomienie o istniejącym zadłużeniu co najmniej 14 dni przed złożeniem wniosku do notariusza.
Notariuszowi należy przedstawić zarówno samo zawiadomienie, jak i dowód jego wysłania.
Tego etapu nie należy traktować jako zwykłej formalności.
Podstawa i wysokość roszczenia wskazane w zawiadomieniu powinny odpowiadać temu, czego wierzyciel następnie dochodzi przed notariuszem. Istotne rozbieżności mogą prowadzić do problemów, ponieważ dłużnik powinien mieć realną możliwość zrozumienia, jaka należność ma zostać objęta pozasądowym trybem dochodzenia.
Dlatego zawiadomienie i końcowe wyliczenie należności powinny być przygotowywane jako elementy jednej spójnej dokumentacji windykacyjnej.
Kwotę główną, odsetki umowne, kary oraz właściwe okresy rozliczeniowe należy zweryfikować przed wysłaniem zawiadomienia, a nie dopiero bezpośrednio przed złożeniem wniosku do notariusza.
Czy zagraniczny wierzyciel może skorzystać z tego mechanizmu?
Tak. Rosyjskie przepisy notarialne wyraźnie przewidują sytuacje, w których wierzycielem jest zagraniczna osoba prawna.
Do identyfikacji zagranicznej spółki mogą służyć jej pełna nazwa, siedziba, numer rejestracyjny w zagranicznym rejestrze, dane dotyczące właściwego rejestru oraz data rejestracji. Rosyjski numer identyfikacji podatkowej wskazuje się, jeżeli został nadany, ale nie stanowi on bezwzględnego warunku dla każdej zagranicznej spółki.
Jednocześnie sam status zagranicznego wierzyciela nie powoduje, że zwykła wierzytelność handlowa automatycznie kwalifikuje się do uzyskania notarialnego tytułu egzekucyjnego.
Ma to szczególne znaczenie w handlu międzynarodowym.
Jeżeli zagraniczny dostawca dostarczył towar rosyjskiemu kontrahentowi na podstawie standardowej pisemnej umowy dostawy albo zagraniczny usługodawca wykonał usługi na podstawie zwykłej umowy handlowej, sam brak zapłaty i brak sporu ze strony dłużnika zwykle nie wystarczą, aby automatycznie skorzystać z procedury notarialnej.
Jeżeli umowa nie została zawarta w formie notarialnej i nie należy do innej kategorii dokumentów, dla których prawo wprost przewiduje możliwość uzyskania notarialnego tytułu egzekucyjnego, wierzyciel będzie co do zasady musiał dochodzić należności przed sądem.
Dlatego zagraniczny wierzyciel powinien odpowiedzieć kolejno na dwa odrębne pytania.
Po pierwsze: czy dokument, z którego wynika dług, kwalifikuje się do zastosowania notarialnego tytułu egzekucyjnego?
Po drugie: jeżeli tak, czy wierzytelność jest bezsporna i odpowiednio udokumentowana?
Dopiero pozytywna odpowiedź na pierwsze pytanie uzasadnia dalszą analizę bezsporności, wymogów dotyczących zawiadomienia oraz terminów.
Oznacza to, że typowa należność wynikająca z międzynarodowej dostawy towarów lub świadczenia usług może być bardzo dobrze udokumentowana, a mimo to nie kwalifikować się do zastosowania mechanizmu notarialnego.
Podpisana umowa, faktury, dokumenty przewozowe i dostawy, protokoły odbioru oraz korespondencja potwierdzająca saldo zadłużenia mogą stanowić silny materiał dowodowy w sądzie. Nie tworzą jednak automatycznie prawa do skorzystania z notarialnego tytułu egzekucyjnego, jeśli sama transakcja nie należy do kategorii przewidzianych przez prawo.
Jeżeli natomiast transakcję zagranicznego wierzyciela od początku ukształtowano w formie prawnej umożliwiającej skorzystanie z tego mechanizmu, w tym w odpowiedniej formie notarialnej, sytuacja wygląda inaczej. Przy spełnieniu pozostałych ustawowych warunków procedura notarialna może być dostępna.
Przepisy przewidują również niektóre szczególne kategorie zobowiązań, w przypadku których notarialny tytuł egzekucyjny może być uzyskany niezależnie od zwykłego notarialnego poświadczenia umowy. Dlatego prawidłowa analiza powinna zawsze zaczynać się od zakwalifikowania konkretnego dokumentu, a nie od uproszczonego pytania, czy umowa była poświadczona notarialnie.
Jeżeli dana transakcja nie spełnia wymogów procedury notarialnej, wierzyciel powinien rozważyć zwykłe postępowanie sądowe opisane szerzej w przewodniku Grandliga dotyczącym windykacji w Rosji.
Jakich dokumentów może potrzebować zagraniczny wierzyciel?
Jeżeli roszczenie kwalifikuje się do procedury, zagraniczna spółka musi również wykazać swój status prawny oraz umocowanie osoby działającej w jej imieniu.
W zależności od okoliczności mogą być potrzebne dokumenty rejestrowe spółki, odpis lub wyciąg z właściwego rejestru handlowego, dokumenty potwierdzające umocowanie członków organów oraz pełnomocnictwo dla przedstawiciela.
Dokumenty wydane poza Rosją mogą wymagać uwierzytelnionego tłumaczenia na język rosyjski, a w zależności od państwa pochodzenia i właściwych umów międzynarodowych również apostille albo innej formy legalizacji.
Kwestie te warto sprawdzić przed złożeniem wniosku.
Korzyść wynikająca z przyspieszonego trybu może znacznie się zmniejszyć, jeżeli dopiero na etapie składania dokumentów okaże się, że status spółki lub umocowanie jej przedstawiciela nie zostały wykazane w wymaganej formie.
Czy można złożyć wniosek zdalnie z innego kraju?
Prawo rosyjskie dopuszcza sporządzenie notarialnego tytułu egzekucyjnego jako zdalnej czynności notarialnej bez osobistej obecności wnioskodawcy u notariusza.
Dla zagranicznego wierzyciela może to mieć duże znaczenie, jednak tryb zdalny nie oznacza swobodnego składania dokumentów za pośrednictwem dowolnego zagranicznego systemu elektronicznego.
Wniosek musi zostać przesłany przy użyciu rosyjskiej infrastruktury informacyjnej notariatu i spełniać wymogi rosyjskiego prawa dotyczące podpisu elektronicznego.
Dla zagranicznej spółki, która nie korzysta z odpowiedniego rosyjskiego środowiska elektronicznego, samodzielne złożenie wniosku na odległość może być więc technicznie bardziej skomplikowane, niż sugeruje samo określenie „procedura zdalna”.
Praktycznym rozwiązaniem może być działanie przez należycie umocowanego przedstawiciela, który może skorzystać z wymaganej rosyjskiej procedury elektronicznej.
Prawo rosyjskie pozwala przedstawicielowi złożyć w imieniu wierzyciela wniosek o dokonanie zdalnej czynności notarialnej.
Dla zagranicznej spółki może to umożliwić wykorzystanie mechanizmu bez osobistego stawiennictwa jej zarządu przed rosyjskim notariuszem.
Sposób złożenia wniosku należy ustalić z wyprzedzeniem, ponieważ wymagania dotyczące pełnomocnictwa, dokumentów korporacyjnych i procedury elektronicznej mogą się różnić w zależności od tego, kto formalnie występuje do notariusza.
Na uzyskanie notarialnego tytułu egzekucyjnego obowiązuje dwuletni termin
Procedura notarialna jest objęta ograniczeniem czasowym, które łatwo przeoczyć.
Zgodnie z artykułem 91 notarialny tytuł egzekucyjny może zostać sporządzony tylko wtedy, gdy od dnia, w którym zobowiązanie powinno zostać wykonane, upłynęły nie więcej niż dwa lata.
W windykacji międzynarodowej ma to szczególne znaczenie.
Zagraniczni wierzyciele często przez długi czas wysyłają wezwania do zapłaty, negocjują harmonogramy spłat, akceptują kolejne obietnice płatności albo korzystają z pośredników, zanim zdecydują się na formalne działania w Rosji.
Jeżeli dana transakcja potencjalnie kwalifikuje się do procedury notarialnej, zbyt długie oczekiwanie może doprowadzić do utraty właśnie tej możliwości.
Dwuletniego terminu na uzyskanie notarialnego tytułu egzekucyjnego nie należy utożsamiać z terminem przedawnienia roszczenia sądowego ani z terminami dotyczącymi przedstawienia już wydanego dokumentu do przymusowej egzekucji.
Dlatego możliwość skorzystania z tej procedury warto zbadać na wczesnym etapie, a nie dopiero po bezskutecznym zakończeniu długotrwałych negocjacji z dłużnikiem.
Co dzieje się po sporządzeniu notarialnego tytułu egzekucyjnego?
Po sporządzeniu tytułu wierzyciel może przejść do etapu egzekucji bez konieczności wcześniejszego uzyskania zwykłego wyroku sądowego dotyczącego danego kwalifikującego się zobowiązania.
Jeżeli dokument został sporządzony w formie elektronicznej, może — na wniosek wierzyciela — zostać przekazany poprzez system informacyjny notariatu do organu odpowiedzialnego za przymusowe wykonanie.
Na tym etapie zmienia się również praktyczny punkt ciężkości sprawy.
Najważniejszym zagadnieniem nie jest już wykazywanie istnienia długu, lecz ustalenie, czy dłużnik posiada majątek, z którego można skutecznie prowadzić egzekucję.
Znaczenie mogą mieć środki na rachunkach bankowych, wierzytelności przysługujące samemu dłużnikowi, pojazdy, nieruchomości oraz inne składniki majątku podlegające egzekucji.
Jeżeli wierzyciel posiada niewiele informacji o aktywach dłużnika, poszukiwanie majątku warto koordynować z działaniami egzekucyjnymi, zamiast rozpoczynać je dopiero po bezskutecznej standardowej egzekucji.
Kiedy postępowanie sądowe jest właściwszym rozwiązaniem?
Dostępność przyspieszonego trybu notarialnego nie oznacza, że sporne lub niekwalifikujące się roszczenie należy próbować sztucznie dopasować do tej procedury.
Droga sądowa będzie zazwyczaj konieczna, jeżeli dokument, z którego wynika dług, nie należy do kategorii objętych możliwością uzyskania notarialnego tytułu egzekucyjnego.
Sąd będzie również właściwy wtedy, gdy trzeba ustalić sporne fakty albo rozstrzygnąć sprzeczne stanowiska stron dotyczące umowy. Może to dotyczyć na przykład zarzutów wadliwego wykonania, sporu co do dokonania dostawy, potrącenia, roszczeń wzajemnych, różnic w wyliczeniu długu albo kwestionowania ważności lub interpretacji umowy.
Zaletą notarialnego tytułu egzekucyjnego nie jest możliwość przekształcenia spornego roszczenia w bezsporne.
Jego praktyczna wartość polega na tym, że wierzyciel posiadający odpowiedni dokument i rzeczywiście bezsporne roszczenie może uniknąć zwykłego procesu sądowego w sytuacji, gdy sąd nie musiałby w istocie rozstrzygać rzeczywistego sporu.
Struktura umowy może przesądzić o przyszłych możliwościach windykacji
Dla przedsiębiorstw zawierających umowy z rosyjskimi kontrahentami możliwość uzyskania notarialnego tytułu egzekucyjnego może mieć znaczenie nie tylko po powstaniu długu, lecz także na etapie konstruowania samej transakcji.
Ponieważ dostępność mechanizmu zależy w dużym stopniu od dokumentu będącego źródłem zobowiązania, forma prawna wybrana przy zawieraniu umowy może wpłynąć na przyszłe możliwości dochodzenia należności.
Jeżeli wartość transakcji, poziom ekspozycji kredytowej i ryzyko niewykonania uzasadniają dodatkowe formalności, strony mogą już na etapie zawierania umowy ocenić, czy nadanie zobowiązaniu formy pozwalającej na późniejsze uzyskanie notarialnego tytułu egzekucyjnego przyniesie rzeczywistą korzyść.
Nie oznacza to, że każda międzynarodowa umowa dostawy lub świadczenia usług powinna być poświadczana notarialnie.
W przypadku rutynowych transakcji dodatkowe koszty i formalności mogą nie przynosić istotnych korzyści biznesowych. Przy większych kwotach, regularnej sprzedaży z odroczonym terminem płatności lub transakcjach, w których szybkość ewentualnej egzekucji ma szczególne znaczenie, warto jednak rozważyć ten aspekt obok prawa właściwego, sposobu rozstrzygania sporów, zabezpieczeń, warunków płatności i oceny ryzyka kontrahenta.
Najważniejsze jest, aby taką możliwość analizować przed powstaniem opóźnienia w płatności.
Jeżeli strony zawarły już zwykłą umowę, która nie należy do właściwych kategorii, a następnie pojawił się problem z płatnością, wierzyciel co do zasady nie uzyska dostępu do mechanizmu notarialnego tylko dlatego, że dług jest dobrze udokumentowany i faktycznie niekwestionowany.
Dla zagranicznego wierzyciela praktyczna kolejność jest więc prosta: najpierw należy ustalić, czy dokument stanowiący źródło zobowiązania kwalifikuje się do notarialnego tytułu egzekucyjnego, a dopiero potem badać bezsporność długu i pozostałe warunki zastosowania procedury.
