Windykacja w Polsce

Postępowanie windykacyjne w Polsce rozpoczyna się od oceny statusu prawnego dłużnika, jego wypłacalności oraz dostępnego majątku. W przypadku spółki wpisanej do KRS należy sprawdzić zasady reprezentacji, dane rejestrowe, dostępne dokumenty finansowe, informacje o likwidacji, restrukturyzacji lub upadłości oraz oznaki wcześniejszej bezskutecznej egzekucji. Jeżeli dłużnik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, istotne znaczenie ma również weryfikacja w CEIDG. Na tym etapie trzeba także ocenić, czy wierzyciel posiada wystarczające dowody długu, takie jak umowa, faktury, dokumenty dostawy, korespondencja, wezwania do zapłaty, uznanie długu lub potwierdzenia częściowych płatności.

Należy również ustalić, czy dłużnik może kwestionować istnienie długu, jego wysokość albo wymagalność. Od tej oceny zależy wybór najbezpieczniejszej strategii: windykacja polubowna, wykorzystanie dostępnych rejestrów informacji o zadłużeniu, krajowe postępowanie nakazowe lub upominawcze, elektroniczne postępowanie upominawcze, zwykłe postępowanie cywilne, europejski nakaz zapłaty albo wykonanie istniejącego orzeczenia zagranicznego w Polsce.

W przypadku braku toczącego się postępowania sądowego przeciwko dłużnikowi lub niewyegzekwowanych orzeczeń sądu o windykacji długu, a także pod warunkiem, że dłużnik nadal prowadzi działalność gospodarczą, preferowaną drogą staje się windykacja pozasądowa. Etap ten polega na ciągłych negocjacjach z dłużnikiem, których celem jest osiągnięcie obopólnie korzystnego porozumienia w sprawie uregulowania zadłużenia. Opcje ugody mogą obejmować spłatę roszczenia wierzyciela, zwrot towaru, przeniesienie długu na osobę trzecią lub wymianę usług lub towarów.

Kontakt z dłużnikiem rozpoczyna się zwykle od wysłania wezwania do zapłaty za pomocą właściwych i możliwych do udokumentowania kanałów komunikacji, takich jak poczta, poczta elektroniczna, telefon albo inne ustalone sposoby kontaktu. Działania te powinny być zgodne z prawem, proporcjonalne i dobrze udokumentowane. Celem nie jest samo wywieranie nacisku, lecz doprowadzenie do rozmów z osobami decyzyjnymi, potwierdzenie stanowiska dłużnika, ustalenie możliwości spłaty oraz przygotowanie dowodów na wypadek postępowania sądowego.

Dodatkowym narzędziem na etapie polubownym może być korzystanie z polskich rejestrów i baz informacji o dłużnikach, ale nie należy ich ze sobą utożsamiać. Krajowy Rejestr Długów jest biurem informacji gospodarczej służącym do wymiany informacji o niezapłaconych zobowiązaniach. Krajowy Rejestr Zadłużonych jest odrębnym rejestrem publicznym związanym między innymi z niewypłacalnością, restrukturyzacją oraz przypadkami, w których egzekucja okazała się bezskuteczna. KRS i CEIDG służą natomiast przede wszystkim do weryfikacji statusu prawnego dłużnika, jego reprezentacji i danych rejestrowych. Właściwy wybór źródła informacji ma znaczenie, ponieważ każdy z tych instrumentów ma inną funkcję i inną wartość praktyczną dla wierzyciela.

Jako praktyczny, niewiążący punkt odniesienia można przyjąć, że windykacja pozasądowa w Polsce często trwa około 30–60 dni. Rzeczywisty czas zależy jednak od reakcji dłużnika, jakości dokumentów, wysokości długu, wypłacalności dłużnika, potrzeby sprawdzenia rejestrów oraz tego, czy strony negocjują harmonogram płatności albo spłatę w ratach. Jeżeli dłużnik ignoruje wezwania, bez podstaw kwestionuje dług, ukrywa majątek albo wstępna analiza pokazuje, że negocjacje nie przyniosą efektu, wierzyciel powinien przejść do windykacji sądowej bez nieuzasadnionej zwłoki.

Ogólny termin przedawnienia roszczeń w prawie cywilnym wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej zasadniczo trzy lata, o ile przepis szczególny nie przewiduje innego terminu. Jeżeli termin przedawnienia wynosi co najmniej dwa lata, jego koniec przypada co do zasady na ostatni dzień roku kalendarzowego. Terminy przedawnienia nie mogą być skracane ani przedłużane przez czynność prawną.

W obrocie międzynarodowym znaczenie może mieć Konwencja Narodów Zjednoczonych o przedawnieniu w międzynarodowej sprzedaży towarów z 1974 r., ale jej czteroletni termin dotyczy roszczeń z międzynarodowej sprzedaży towarów, gdy konwencja znajduje zastosowanie, a nie każdego długu międzynarodowego. Dlatego przy sprawach transgranicznych trzeba najpierw ustalić charakter umowy, państwa stron oraz to, czy roszczenie rzeczywiście wynika ze sprzedaży towarów.

Po upływie terminu przedawnienia dłużnik może powołać się na przedawnienie jako zarzut, co istotnie utrudnia sądowe dochodzenie roszczenia. Przed wniesieniem pozwu wierzyciel powinien sprawdzić nie tylko datę wymagalności faktury albo płatności wynikającej z umowy, lecz także to, czy bieg przedawnienia został przerwany. Znaczenie mogą mieć w szczególności czynności przed sądem lub innym właściwym organem podjęte bezpośrednio w celu dochodzenia, ustalenia, zaspokojenia albo zabezpieczenia roszczenia, a także uznanie roszczenia przez dłużnika. Po każdym przerwaniu przedawnienie biegnie na nowo.

Mediacja albo inny pozasądowy sposób rozwiązania sporu nie jest obowiązkowym warunkiem wniesienia pozwu o zapłatę w Polsce. Pozew powinien jednak zawierać informację, czy strony podjęły próbę mediacji albo innego polubownego rozwiązania sporu, a jeżeli nie podjęły takiej próby, powinien wskazywać przyczyny jej braku. Dlatego wierzyciel powinien zachować wezwania do zapłaty, propozycje ugodowe, odpowiedzi dłużnika oraz dowody doręczenia, ponieważ mogą one mieć znaczenie zarówno na etapie negocjacji, jak i w postępowaniu sądowym.

Planując sądową windykację należności w Polsce, wierzyciel powinien uwzględnić koszty sądowe oraz koszty tłumaczeń. W sprawach o zapłatę opłata sądowa zależy od wartości dochodzonego roszczenia i rodzaju postępowania. Jeżeli pismo podlegające opłacie nie zostanie prawidłowo opłacone, sąd może wezwać do uzupełnienia opłaty, a w razie braku zapłaty zwrócić pismo zgodnie z przepisami proceduralnymi. Dla wierzyciela zagranicznego szczególne znaczenie mają również tłumaczenia dokumentów na język polski, ponieważ pisma i załączniki składane do polskiego sądu powinny być sporządzone po polsku albo złożone wraz z tłumaczeniem.

W zależności od okoliczności sprawy, wartości roszczenia, jakości dokumentów, stanowiska dłużnika oraz elementu transgranicznego można rozważyć następujące drogi sądowej windykacji należności:

1. Tryb wydania nakazu zapłaty jest jednym z najważniejszych narzędzi sądowej windykacji należności w Polsce, ale należy rozróżnić kilka rodzajów postępowań. W praktyce znaczenie mają przede wszystkim postępowanie nakazowe, postępowanie upominawcze oraz elektroniczne postępowanie upominawcze.

W postępowaniu nakazowym wierzyciel powinien dysponować dokumentami o silnej wartości dowodowej, takimi jak dokument urzędowy, zaakceptowany przez dłużnika rachunek, wezwanie do zapłaty połączone z pisemnym uznaniem długu, weksel, czek albo inne dokumenty przewidziane przez przepisy postępowania cywilnego. Ten tryb jest szczególnie użyteczny wtedy, gdy roszczenie jest dobrze udokumentowane, a wierzyciel chce uzyskać silniejszą pozycję procesową już na początku sprawy.

W postępowaniu upominawczym sąd może wydać nakaz zapłaty, jeżeli roszczenie wydaje się zasadne, okoliczności sprawy nie budzą istotnych wątpliwości, a sprawa nie wymaga pełnego postępowania dowodowego na samym początku. Sąd rozpoznaje sprawę na posiedzeniu niejawnym, bez wzywania stron. Jeżeli dłużnik nie zaskarży nakazu w przewidzianym terminie, nakaz może się uprawomocnić i po nadaniu właściwej klauzuli stać się podstawą egzekucji.

Jeżeli dłużnik wniesie właściwy środek zaskarżenia, skutki zależą od rodzaju wydanego nakazu. W postępowaniu upominawczym sprzeciw może spowodować utratę mocy nakazu w zaskarżonej części, a sprawa jest dalej rozpoznawana w zwykłym postępowaniu cywilnym. W postępowaniu nakazowym dłużnik wnosi zarzuty, a sam nakaz może zachować znaczenie jako instrument zabezpieczający do czasu rozpoznania sporu przez sąd.

Elektroniczne postępowanie upominawcze jest prowadzone za pośrednictwem polskiego sądu elektronicznego i służy dochodzeniu roszczeń pieniężnych w formie elektronicznej. W tym trybie dowody są opisywane w pozwie, a nie dołączane w taki sam sposób jak w zwykłym postępowaniu. Postępowanie to może być przydatne przy prostych roszczeniach pieniężnych, ale nie jest właściwe dla każdej sprawy, zwłaszcza gdy problemem jest doręczenie pism, spór co do dowodów albo element zagraniczny.

2. Zwykłe postępowanie cywilne stosuje się wtedy, gdy dłużnik kwestionuje roszczenie, gdy nakaz zapłaty został skutecznie zaskarżony albo gdy sprawa wymaga pełnego przeprowadzenia dowodów. Ten tryb jest właściwy również wtedy, gdy wierzyciel nie posiada dokumentów wystarczających do postępowania nakazowego albo gdy stan faktyczny jest bardziej złożony, na przykład z powodu zarzutu potrącenia, wad wykonania umowy, przedawnienia, braku umocowania, nieprawidłowego doręczenia albo innych zarzutów merytorycznych.

Zwykłe postępowanie cywilne obejmuje pisma procesowe, rozprawy oraz ocenę dowodów. Sąd może badać umowy, faktury, dokumenty dostawy, korespondencję, zeznania świadków, opinie biegłych oraz inne dowody istotne dla sprawy. Jako praktyczną orientację można przyjąć, że postępowanie przed sądem pierwszej instancji może trwać od 6 miesięcy, ale rzeczywisty czas zależy od obciążenia sądu, doręczeń, liczby rozpraw, wniosków dowodowych, opinii biegłych, zachowania procesowego dłużnika oraz tego, czy w sprawie występują dokumenty zagraniczne lub tłumaczenia.

Po rozpoznaniu sprawy sąd wydaje wyrok. Jeżeli strona chce zaskarżyć wyrok, znaczenie ma prawidłowe doręczenie wyroku z uzasadnieniem. Co do zasady apelację wnosi się w terminie dwóch tygodni od doręczenia wyroku z uzasadnieniem, a w określonych sytuacjach termin ten może wynosić trzy tygodnie, jeżeli termin sporządzenia uzasadnienia został przedłużony i strona została o tym pouczona.

Skarga kasacyjna nie jest zwykłym etapem każdej sprawy o zapłatę. Jest to nadzwyczajny środek zaskarżenia do Sądu Najwyższego, dostępny tylko wtedy, gdy spełnione są ustawowe przesłanki dopuszczalności. W sprawach o prawa majątkowe skarga kasacyjna co do zasady nie przysługuje, jeżeli wartość przedmiotu zaskarżenia jest niższa od ustawowego progu. Dlatego w typowej strategii windykacyjnej główne znaczenie mają wyrok, jego wykonalność, etap apelacyjny oraz późniejsza egzekucja, a skarga kasacyjna powinna być oceniana tylko w sprawach, w których pozwalają na to kryteria prawne i ekonomiczne.

3. Europejski nakaz zapłaty jest odrębną procedurą unijną dotyczącą bezspornych roszczeń pieniężnych w sprawach cywilnych i handlowych o charakterze transgranicznym. Ma zastosowanie między państwami członkowskimi Unii Europejskiej, z wyjątkiem Danii, i opiera się na urzędowych formularzach. Procedura ta może być przydatna, gdy wierzyciel i dłużnik znajdują się w różnych państwach członkowskich, a roszczenie jest wymagalne, pieniężne i na etapie składania pozwu nie jest poważnie kwestionowane.

Aby uzyskać europejski nakaz zapłaty, wierzyciel składa właściwy formularz do sądu. Na początkowym etapie procedura nie wymaga obecności wierzyciela na rozprawie. Po doręczeniu nakazu dłużnikowi dłużnik ma 30 dni na wniesienie sprzeciwu. Jeżeli sprzeciw nie zostanie wniesiony w terminie, europejski nakaz zapłaty staje się wykonalny i może być podstawą dochodzenia należności w innym państwie członkowskim zgodnie z właściwymi zasadami egzekucji.

Jeżeli dłużnik wniesie sprzeciw, sprawa przestaje być prostą sprawą o bezsporny nakaz zapłaty. W zależności od wyboru wierzyciela i właściwych przepisów może być dalej rozpoznawana przez właściwy sąd cywilny, prowadzona w innym dostępnym trybie unijnym albo zakończona. Z tego powodu wierzyciel powinien wcześniej ocenić, czy europejski nakaz zapłaty jest najlepszym narzędziem, czy skuteczniejsze będzie krajowe postępowanie nakazowe, postępowanie upominawcze, zwykłe postępowanie cywilne albo wykonanie już istniejącego orzeczenia.

Dla wierzycieli zagranicznych osobnym zagadnieniem jest uznawanie i wykonywanie orzeczeń zagranicznych w Polsce. Jeżeli wierzyciel posiada już orzeczenie sądu innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej w sprawie cywilnej lub handlowej, zasadnicze znaczenie ma rozporządzenie nr 1215/2012. Zgodnie z tymi zasadami orzeczenie wydane w jednym państwie członkowskim jest uznawane w innych państwach członkowskich bez potrzeby prowadzenia odrębnego postępowania o uznanie, a jeżeli jest wykonalne w państwie pochodzenia, może być wykonywane w innym państwie członkowskim bez stwierdzania wykonalności. W praktyce wierzyciel powinien dysponować odpisem orzeczenia spełniającym wymagania co do autentyczności oraz właściwym zaświadczeniem wydanym na podstawie tego rozporządzenia.

Orzeczenia pochodzące z państw spoza Unii Europejskiej są traktowane inaczej. Jeżeli nie ma właściwej umowy międzynarodowej albo innego aktu prawnego znoszącego konieczność odrębnej procedury, orzeczenie zagraniczne przeznaczone do wykonania w Polsce wymaga co do zasady stwierdzenia wykonalności przez polski sąd. Wierzyciel powinien przygotować uwierzytelniony odpis orzeczenia, dokument potwierdzający jego prawomocność albo wykonalność w państwie pochodzenia oraz tłumaczenia na język polski. Ten etap ma szczególne znaczenie wtedy, gdy dłużnik ma majątek w Polsce, ale wierzyciel uzyskał orzeczenie w innym państwie.

Po uzyskaniu prawomocnego i wykonalnego tytułu, jeżeli dłużnik nie spełnia świadczenia dobrowolnie, wierzyciel może wszcząć postępowanie egzekucyjne w Polsce. Egzekucję prowadzą komornicy sądowi działający w ramach polskiego systemu egzekucyjnego. We wniosku egzekucyjnym wierzyciel może wskazać znane składniki majątku dłużnika oraz żądane sposoby egzekucji, takie jak egzekucja z rachunków bankowych, wierzytelności, ruchomości, wynagrodzenia, udziałów albo innych praw majątkowych. Egzekucja z nieruchomości wymaga wyraźnego wniosku wierzyciela i powinna być oceniana osobno, ponieważ jest bardziej sformalizowana, dłuższa i bardziej kosztowna.

Czas trwania egzekucji nie powinien być sprowadzany do jednego średniego terminu. Zależy on od tego, czy wierzyciel zna majątek dłużnika, czy można szybko ustalić rachunki bankowe i wierzytelności, czy dłużnik prowadzi aktywną działalność, czy wcześniejsze egzekucje były bezskuteczne, czy w sprawie występuje nieruchomość oraz czy dłużnik składa skargi i inne pisma procesowe. Najskuteczniejsza strategia egzekucyjna powinna być przygotowana jeszcze przed etapem komorniczym, przez zebranie informacji o rachunkach, kontrahentach, majątku, pojazdach, wierzytelnościach i aktywności gospodarczej dłużnika.

Jeżeli egzekucja przeciwko polskiej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością okaże się bezskuteczna, wierzyciel może rozważyć odrębne roszczenie przeciwko członkom zarządu na podstawie art. 299 Kodeksu spółek handlowych. Mechanizm ten ma duże znaczenie w windykacji przeciwko spółkom z ograniczoną odpowiedzialnością, ponieważ członkowie zarządu mogą odpowiadać solidarnie za zobowiązania spółki, jeżeli egzekucja przeciwko samej spółce nie przyniosła zaspokojenia.

Odpowiedzialność członków zarządu nie powstaje automatycznie w każdej sprawie i nie oznacza ogólnej odpowiedzialności wszystkich osób zarządzających wszystkimi rodzajami spółek. Członek zarządu może bronić się przed odpowiedzialnością, jeżeli wykaże między innymi, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości, otwarto postępowanie restrukturyzacyjne albo zatwierdzono układ, że brak zgłoszenia wniosku o upadłość nie nastąpił z jego winy albo że wierzyciel nie poniósł szkody. W przypadku innych form prawnych, w tym spółki akcyjnej, odpowiedzialność osób zarządzających należy oceniać na podstawie przepisów właściwych dla danej formy spółki i rodzaju roszczenia.

Jeżeli potrzebujesz pomocy w windykacji należności w Polsce, możemy przeanalizować dłużnika, ocenić dokumenty, przygotować strategię odzyskania długu, przeprowadzić etap polubowny, wesprzeć postępowanie sądowe, koordynować egzekucję oraz ocenić kwestie uznania lub wykonania orzeczenia zagranicznego. Każda sprawa powinna być oceniana na podstawie dokumentów, terminu przedawnienia, statusu prawnego dłużnika oraz miejsca, w którym znajduje się majątek możliwy do odzyskania.

12.06.2024

1182