Ein ausländischer Lieferant hat eine unbezahlte Rechnung gegenüber einem Kunden in Warschau. Ein anderer Gläubiger verfolgt eine Forderung gegen ein Unternehmen in Danzig, ein dritter gegen einen Geschäftspartner mit Sitz in Krakau.
In vielen polnischen Zivilverfahren spielt der Wohn- oder Geschäftssitz des Beklagten eine wichtige Rolle bei der Bestimmung des zuständigen Gerichts.
Beim elektronischen Mahnverfahren gilt eine andere Regel.
In Polen gibt es ein einziges Gericht, das das elektronische Mahnverfahren EPU für das gesamte Land bearbeitet: die VI. Zivilabteilung des Rayongerichts Lublin-West in Lublin. Eine geeignete Geldforderung kann daher über dasselbe elektronische System geltend gemacht werden, unabhängig davon, ob der polnische Beklagte seinen Sitz in Warschau, Posen, Krakau oder einer anderen Stadt hat.
Diese Zentralisierung macht das EPU zu einem ungewöhnlichen Instrument der Forderungsbeitreibung. Die Gerichtsgebühren können niedriger sein als in einem gewöhnlichen Verfahren, Beweisunterlagen werden der elektronischen Klage nicht beigefügt, und der Gläubiger muss nicht je nach Sitz des Schuldners ein anderes EPU-Gericht bestimmen.
Die scheinbare Einfachheit kann jedoch täuschen.
Für das EPU gelten klare Grenzen hinsichtlich des Alters der Forderung, des Ortes der Zustellung des Zahlungsbefehls und der Folgen eines Widerspruchs des Schuldners. Für einen ausländischen Gläubiger kann ein Fehler bei einem dieser Punkte dazu führen, dass das elektronische Verfahren eingestellt wird, statt schnell zu einem vollstreckbaren Titel zu führen.
Ein Gericht bearbeitet EPU-Sachen aus ganz Polen
Das elektronische Mahnverfahren ist in den Artikeln 505²⁸ bis 505³⁹ der polnischen Zivilprozessordnung geregelt.
Alle EPU-Sachen werden zentral vom Rayongericht Lublin-West in Lublin bearbeitet. Es ist das einzige allgemeine e-Gericht für dieses Verfahren in Polen, und seine Zuständigkeit erstreckt sich auf das gesamte Staatsgebiet.
Das hat eine wichtige praktische Folge.
Der Gläubiger muss das zuständige EPU-Gericht nicht nach der Stadt oder dem Geschäftssitz des Beklagten auswählen. Die Klage wird über das elektronische System eingereicht und in Lublin bearbeitet.
Das bedeutet jedoch nicht, dass das e-Gericht in Lublin für jeden Zahlungsstreit in Polen zuständig ist. Das EPU ist ein besonderes Verfahren mit eigenen gesetzlichen Voraussetzungen.
Artikel 505²⁸ § 2 nennt zwei grundlegende Ausschlüsse: Ein Zahlungsbefehl kann nicht erlassen werden, wenn der Kläger keine Geldforderung geltend macht oder wenn der Zahlungsbefehl dem Beklagten außerhalb Polens zugestellt werden müsste.
Das EPU gilt somit landesweit, ist aber rechtlich klar begrenzt.
Die Forderung muss auf Geld gerichtet sein, aber EPU ist nicht nur für kleine Beträge gedacht
Die erste Voraussetzung ist einfach: Im EPU können Geldforderungen geltend gemacht werden.
Ein Lieferant kann beispielsweise die Zahlung einer überfälligen Rechnung verlangen. Verlangt der Kläger dagegen die Herausgabe von Waren, die Übertragung von Eigentum oder eine andere nicht auf Geld gerichtete Leistung, kann er das EPU nicht allein deshalb nutzen, weil der Streit einen wirtschaftlichen Wert hat.
Das EPU ist zugleich nicht auf geringfügige Forderungen beschränkt.
Nach der derzeit geltenden offiziellen Gebührenregelung beträgt die Gerichtsgebühr bei einem Streitwert von mehr als 20.000 PLN bis einschließlich 2.000.000 PLN 1,25 % des Streitwerts. Bei einem Streitwert von mehr als 2.000.000 PLN beträgt die Gebühr 25.000 PLN.
Bei einer Forderung von 100.000 PLN beträgt die Gerichtsgebühr beispielsweise 1.250 PLN.
Das elektronische Verfahren kann daher auch bei höheren Forderungen wirtschaftlich attraktiv sein, wenn der Anspruch klar und überschaubar ist und kein umfangreicher Sachstreit erwartet wird.
Die Höhe der Forderung darf jedoch nicht isoliert betrachtet werden. Ein größerer Streit über mangelhafte Vertragserfüllung, Aufrechnung, technische Leistungsfragen oder komplizierte Gegenansprüche kann für das EPU ungeeignet sein, obwohl die formalen Voraussetzungen zunächst erfüllt erscheinen.
Die Drei-Jahres-Grenze des EPU ist nicht mit Verjährung gleichzusetzen
Eine der wichtigsten Beschränkungen ergibt sich aus Artikel 505²⁹a der Zivilprozessordnung.
Im EPU können nur Forderungen geltend gemacht werden, die innerhalb der drei Jahre vor Einreichung der Klage fällig geworden sind.
Dabei handelt es sich um eine besondere verfahrensrechtliche Grenze für das EPU.
Sie ist nicht automatisch mit der materiell-rechtlichen Verjährungsfrist der Forderung gleichzusetzen.
Eine geschäftliche Forderung kann daher rechtlich weiterhin bestehen und grundsätzlich gerichtlich durchsetzbar sein, obwohl sie für das EPU bereits zu alt ist.
Angenommen, eine Rechnung wurde vor drei Jahren und vier Monaten fällig. Selbst wenn die Prüfung der anwendbaren Verjährungsregeln ergibt, dass die Forderung noch gerichtlich verfolgt werden kann, kann der elektronische Verfahrensweg bereits ausgeschlossen sein.
Dann muss der Gläubiger ein anderes Verfahren vor einem polnischen Gericht in Betracht ziehen.
Entscheidend ist daher nicht nur, wann Verhandlungen gescheitert sind oder wann der Gläubiger beschlossen hat, Klage zu erheben. Zu prüfen ist insbesondere das genaue Fälligkeitsdatum der Forderung.
Besteht die Forderung aus mehreren Rechnungen, sollte die Fälligkeit jeder einzelnen Rechnung gesondert geprüft werden.
Beweise müssen bezeichnet, aber nicht beigefügt werden
Das EPU wird gelegentlich zu vereinfachend als Verfahren dargestellt, bei dem „keine Beweise erforderlich“ seien.
Das ist nicht richtig.
Nach Artikel 505³² § 1 muss der Kläger die Beweise zur Stützung seiner Behauptungen angeben, die Beweisunterlagen selbst werden der elektronischen Klage jedoch nicht beigefügt.
Je nach Fall können beispielsweise genannt werden:
- der Vertrag;
- Rechnungen;
- Bestellungen;
- Liefer- oder Abnahmeunterlagen;
- Korrespondenz über die Zahlung;
- ein Schuldanerkenntnis;
- Nachweise über Teilzahlungen.
Der Unterschied ist wesentlich.
Der Gläubiger übermittelt zu Beginn des EPU kein gewöhnliches Anlagenpaket, muss aber dennoch einen schlüssigen Sachverhalt vortragen und angeben, welche Beweise seine Darstellung stützen.
Bestehen Zweifel an den behaupteten Tatsachen, kann das vereinfachte elektronische Verfahren scheitern. Im Mahnverfahren soll insbesondere dann kein Zahlungsbefehl erlassen werden, wenn der Anspruch offensichtlich unbegründet ist, die Tatsachenbehauptungen Zweifel hervorrufen oder die Befriedigung des Anspruchs von einer noch erheblichen Gegenleistung abhängt.
Artikel 505³³ sieht für das EPU eine wichtige Folge vor: Liegen die Voraussetzungen für den Erlass eines Zahlungsbefehls nicht vor, stellt das Gericht das elektronische Verfahren ein.
Dass Unterlagen nicht beigefügt werden müssen, ist daher kein Grund, eine Klage nur oberflächlich vorzubereiten.
Verträge, Rechnungen, Liefernachweise, Korrespondenz und andere Unterlagen sollten bereits vor Einleitung des EPU geordnet vorliegen. Wird die Forderung später außerhalb des elektronischen Verfahrens weiterverfolgt, können diese Nachweise unmittelbar erforderlich werden.
Die genaue Identifizierung des Schuldners ist entscheidend
Der vereinfachte Charakter des EPU erhöht zugleich die Bedeutung einer korrekten Identifizierung des Beklagten.
Artikel 505³² verlangt bestimmte Identifikationsdaten. Dazu gehören je nach Fall insbesondere PESEL- oder NIP-Nummern bei natürlichen Personen sowie Register- oder Steuerdaten bei Unternehmen und anderen Rechtsträgern.
Die Zivilprozessordnung erlaubt außerdem die Verhängung einer Geldbuße, wenn der Kläger, sein gesetzlicher Vertreter oder sein Bevollmächtigter vorgeschriebene Identifikationsdaten bösgläubig oder wegen mangelnder Sorgfalt falsch angibt.
Für einen ausländischen Gläubiger ist die Überprüfung des Schuldners vor Klageerhebung deshalb mehr als eine administrative Formalität.
Vor der Einreichung sollten der aktuelle Firmenname, Registerdaten, Identifikationsnummern und die Anschrift des polnischen Schuldners überprüft werden. Es ist riskant, sich ausschließlich auf eine ältere Rechnung oder einen mehrere Jahre alten Vertrag zu verlassen.
Eine Sitzverlegung, gesellschaftsrechtliche Umwandlung oder falsche Zuordnung des Rechtsträgers kann gerade in einem Verfahren Probleme verursachen, dessen Vorteil in einer möglichst effizienten Bearbeitung liegt.
Eine Zustellung außerhalb Polens kann das EPU ausschließen
Für grenzüberschreitende Forderungen ist die Beschränkung des Artikels 505²⁸ § 2 besonders wichtig.
Ein Zahlungsbefehl im EPU kann nicht erlassen werden, wenn er dem Beklagten außerhalb Polens zugestellt werden müsste.
Dieser Punkt wird leicht übersehen, weil das Verfahren selbst elektronisch geführt wird.
Dass der Kläger mit dem Gericht über ein elektronisches System kommuniziert, macht das EPU jedoch nicht zu einem grenzenlosen Online-Verfahren für Schuldner in jedem beliebigen Staat.
Die Zustellung an den Beklagten bleibt eine zentrale Voraussetzung.
Angenommen, ein deutscher Lieferant hat eine klare Forderung gegen ein polnisches Unternehmen mit aktueller Anschrift in Polen. Sind die übrigen Voraussetzungen erfüllt, ist die ausländische Herkunft des Gläubigers allein kein Hindernis im Sinne des Artikels 505²⁸.
Anders sieht es aus, wenn der Zahlungsbefehl dem Beklagten in Deutschland, Frankreich, dem Vereinigten Königreich oder einem anderen Staat zugestellt werden müsste.
In diesem Fall ist das EPU nicht der geeignete Weg, weil die Voraussetzung einer Zustellung innerhalb Polens nicht erfüllt ist.
Die entscheidende Frage lautet daher nicht nur, ob die Sache grenzüberschreitend ist. Entscheidend ist, wo der im EPU erlassene Zahlungsbefehl dem Beklagten zugestellt werden muss.
Ist eine Zustellung im Ausland erforderlich, sollte ein anderes Verfahren geprüft werden. Für bestimmte unbestrittene grenzüberschreitende Zivil- und Handelssachen innerhalb der Europäischen Union kann der Europäische Zahlungsbefehl: ein wirksames Instrument zur Schuldeneintreibung in Betracht kommen. Dabei handelt es sich um ein eigenständiges unionsrechtliches Verfahren und nicht um eine Variante des polnischen EPU.
Das Gesetz enthält außerdem eine Regelung für den Fall, dass sich das Zustellungsproblem erst nach Erlass des Zahlungsbefehls zeigt.
Nach Artikel 505³⁴ § 2 hebt das Gericht den Zahlungsbefehl von Amts wegen auf und stellt das Verfahren ein, wenn sich nach seinem Erlass herausstellt, dass er dem Beklagten in Polen nicht zugestellt werden kann. Das gilt nicht, wenn der Kläger das Zustellungshindernis innerhalb einer vom Gericht gesetzten Frist beseitigt; diese Frist darf höchstens einen Monat betragen.
Eine falsche oder veraltete Anschrift des Schuldners kann damit genau den Verfahrensvorteil zunichtemachen, wegen dessen der Gläubiger das EPU gewählt hat.
Was bedeutet die durchschnittliche Wartezeit von 49 Tagen?
Die Geschwindigkeit ist einer der Gründe, weshalb das EPU für Gläubiger interessant ist.
Das offizielle polnische Regierungsportal gibt an, dass die durchschnittliche Wartezeit auf einen Zahlungsbefehl im Jahr 2025 bei 49 Tagen lag.
Dieser Wert ist praktisch hilfreich, muss aber richtig eingeordnet werden.
Die 49 Tage sind keine gesetzliche Entscheidungsfrist und keine Garantie, dass in einem konkreten Fall innerhalb von etwa sieben Wochen ein Zahlungsbefehl erlassen wird. Die offizielle Information weist ausdrücklich darauf hin, dass die Bearbeitungsdauer von der Komplexität der Sache und der aktuellen Belastung des Gerichts abhängt.
Eine klar vorbereitete Forderung kann anders bearbeitet werden als eine Klage mit fehlerhaften Schuldnerdaten, Verfahrensmängeln oder Tatsachen, die Zweifel an den Voraussetzungen für einen Zahlungsbefehl auslösen.
Die 49 Tage sollten daher als amtlich veröffentlichte Betriebsstatistik für das Jahr 2025 verstanden werden, nicht als verbindlicher Zeitplan für einen Einzelfall.
Ein Widerspruch des Schuldners kann das EPU beenden
Der Erlass eines elektronischen Zahlungsbefehls bedeutet noch nicht, dass der Gläubiger bereits ein endgültiges und unbestrittenes Ergebnis erzielt hat.
Wird der Zahlungsbefehl im Mahnverfahren dem Beklagten in Polen zugestellt, hat dieser grundsätzlich zwei Wochen ab Zustellung, um den Anspruch zu erfüllen oder den Zahlungsbefehl anzufechten.
Der Beklagte kann Widerspruch einlegen.
Nach Artikel 505³⁵ werden dem Widerspruch selbst keine Beweise beigefügt.
Die Folgen eines wirksamen Widerspruchs sind besonders wichtig, weil die heutige Rechtslage nicht mehr dem älteren Bild entspricht, wonach die Sache nach dem Widerspruch einfach automatisch vom e-Gericht an ein gewöhnliches Gericht weitergeleitet wird.
Nach dem geltenden Artikel 505³⁶ stellt das Gericht das Verfahren in dem Umfang ein, in dem der Zahlungsbefehl seine Wirkung verloren hat.
Wird der Zahlungsbefehl vollständig angefochten, kann dies zur vollständigen Beendigung des EPU führen.
Will der Gläubiger die Forderung weiter gerichtlich verfolgen, muss er anschließend die Einleitung eines geeigneten Verfahrens außerhalb des EPU prüfen.
Das sollte bereits bei der ursprünglichen Verfahrenswahl berücksichtigt werden.
Ist dem Gläubiger schon bekannt, dass der Schuldner die Lieferung, die Qualität der Leistung, die Vertragserfüllung, eine Aufrechnung, die Forderungshöhe oder andere wesentliche Tatsachen bestreitet, kann das EPU lediglich eine zusätzliche Stufe vor einem gewöhnlichen Rechtsstreit darstellen.
Ist die Forderung dagegen klar dokumentiert und kein ernsthafter Tatsachenstreit zu erwarten, kann das EPU weiterhin ein vergleichsweise effizienter Weg zu einem vollstreckbaren Titel sein.
Die Drei-Monats-Frist kann die Wirkungen der ersten Klage sichern
Die Einstellung des EPU bedeutet nicht zwingend, dass sämtliche rechtlichen Wirkungen der ursprünglichen Klage verloren gehen.
Artikel 505³⁷ § 2 sieht ein wichtiges Drei-Monats-Zeitfenster vor.
Wird das EPU eingestellt und erhebt der Kläger innerhalb von drei Monaten ab Erlass des Einstellungsbeschlusses gegen denselben Beklagten wegen derselben Forderung eine Klage in einem anderen Verfahren, treten die gesetzlich mit der Klageerhebung verbundenen Rechtswirkungen bereits mit dem Tag der ursprünglichen Einreichung im EPU ein.
Das kann besonders wichtig sein, wenn Fristen eine entscheidende Rolle spielen.
Nach einer Einstellung sollte der Gläubiger die Sache deshalb nicht einfach mehrere Monate zurückstellen.
Das Datum des Einstellungsbeschlusses sollte sofort erfasst und die Drei-Monats-Frist überwacht werden.
Auf Antrag der Parteien kann das später zuständige Gericht außerdem die Kosten berücksichtigen, die im eingestellten elektronischen Verfahren entstanden sind.
Für einen ausländischen Gläubiger sollte der Übergang vom EPU in ein gewöhnliches Verfahren daher als geplanter prozessualer Schritt behandelt werden und nicht als völlig neues Inkassoprojekt.
Wann ist EPU für einen ausländischen Gläubiger sinnvoll?
Das EPU ist am stärksten, wenn die verfahrensrechtliche Einfachheit zur tatsächlichen Einfachheit der Forderung passt.
Vor der Wahl dieses Weges sollte ein ausländischer Gläubiger vier Fragen klar beantworten können: Handelt es sich um eine Geldforderung? Ist sie innerhalb der letzten drei Jahre fällig geworden? Kann der Zahlungsbefehl dem Beklagten in Polen zugestellt werden? Ist die Forderung so eindeutig, dass kein ernsthafter Tatsachenstreit zu erwarten ist?
Darüber hinaus sollten die Identifikationsdaten und die Anschrift des Schuldners überprüft, der Forderungsverlauf genau dokumentiert und sämtliche Beweismittel vorbereitet werden, auch wenn die Unterlagen der elektronischen Klage zunächst nicht beigefügt werden.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, bietet das zentralisierte e-Gericht einen ungewöhnlichen Vorteil: Ein Gläubiger muss nicht deshalb unterschiedliche EPU-Gerichte anrufen, weil sich seine Schuldner in verschiedenen Teilen Polens befinden.
Fehlt dagegen eine der wesentlichen Voraussetzungen, kann die Bequemlichkeit des elektronischen Verfahrens lediglich zu einem zusätzlichen Schritt vor einem anderen Gerichtsverfahren werden.
Die Entscheidung zwischen Verhandlungen, EPU, einem anderen Mahnverfahren, einem gewöhnlichen Prozess, einem europäischen Verfahren und einer späteren Zwangsvollstreckung sollte deshalb im Rahmen einer umfassenden Strategie für das Inkasso in Polen getroffen werden.
Fazit
Das polnische e-Gericht ist ungewöhnlich, weil ein einziges Gericht in Lublin EPU-Sachen aus ganz Polen bearbeitet.
Der praktische Wert des Verfahrens liegt jedoch nicht nur in dieser Zentralisierung.
Sind die Voraussetzungen erfüllt, kann der Gläubiger die Klage elektronisch einreichen, vergleichsweise geringe Gerichtsgebühren zahlen und Beweismittel bezeichnen, ohne die Dokumente selbst der Klage beizufügen. Die offiziellen Daten zeigen außerdem, dass die durchschnittliche Wartezeit auf einen Zahlungsbefehl im Jahr 2025 bei 49 Tagen lag.
Gleichzeitig hat das EPU klare Grenzen.
Die Forderung muss auf Geld gerichtet sein. Sie muss innerhalb der drei Jahre vor Klageerhebung fällig geworden sein. Der Zahlungsbefehl muss dem Beklagten in Polen zugestellt werden können. Ein wirksamer Widerspruch kann zur Einstellung des elektronischen Verfahrens führen, und ein Gläubiger, der die Forderung weiterverfolgen will, sollte die Drei-Monats-Frist für ein anderes Verfahren sorgfältig beachten, um die rechtlichen Wirkungen der ursprünglichen Klage zu erhalten.
Für einen ausländischen Gläubiger lautet die entscheidende Frage daher nicht einfach: „Kann ich eine Forderung in Polen online einklagen?“
Entscheidend ist vielmehr, ob die konkrete Forderung genau in den verfahrensrechtlichen Rahmen passt, der Polens einziges landesweit zuständiges e-Gericht tatsächlich effizient macht.
