Un proveedor extranjero tiene una factura impagada frente a un cliente de Varsovia. Otro acreedor intenta cobrar una deuda de una empresa de Gdańsk, mientras que un tercero reclama el pago a una sociedad registrada en Cracovia.
En muchos procedimientos civiles polacos, el domicilio o la sede del demandado es relevante para determinar qué tribunal debe conocer del asunto.
En el procedimiento monitorio electrónico la regla es distinta.
En Polonia existe un solo tribunal que tramita los procedimientos monitorios electrónicos EPU de todo el país: la VI Sala Civil del Tribunal de Distrito de Lublin-Oeste en Lublin. Por tanto, una reclamación dineraria que cumpla los requisitos del EPU puede presentarse a través del mismo sistema electrónico con independencia de que el demandado polaco esté establecido en Varsovia, Poznań, Cracovia o cualquier otra ciudad.
Esta centralización convierte al EPU en un instrumento particular para el cobro de deudas. Las tasas judiciales pueden ser inferiores a las de un procedimiento ordinario, los documentos probatorios no se adjuntan a la demanda electrónica y el acreedor no tiene que identificar un tribunal EPU distinto según el lugar donde se encuentre el deudor.
Sin embargo, la aparente sencillez del mecanismo puede resultar engañosa.
El EPU contiene límites estrictos relativos a la antigüedad del crédito, al lugar donde debe notificarse el requerimiento de pago y a las consecuencias de una oposición del deudor. Para un acreedor extranjero, un error en cualquiera de estos aspectos puede provocar la terminación del procedimiento electrónico en lugar de permitir la obtención rápida de un título para continuar con el cobro.
Un único tribunal tramita los procedimientos EPU de toda Polonia
El procedimiento monitorio electrónico está regulado por los artículos 505²⁸ a 505³⁹ del Código de Procedimiento Civil polaco.
Todos los asuntos EPU son tramitados de forma centralizada por el Tribunal de Distrito de Lublin-Oeste en Lublin. Es el único tribunal electrónico ordinario competente para este procedimiento en Polonia y su competencia abarca todo el territorio nacional.
La consecuencia práctica es importante.
El acreedor no tiene que elegir el tribunal EPU en función de la ciudad o de la sede del demandado. La demanda se presenta mediante el sistema electrónico y el asunto se tramita en Lublin.
Esto no significa, sin embargo, que el tribunal electrónico de Lublin sea competente para cualquier controversia relacionada con una deuda en Polonia. El EPU es una vía procesal especial con sus propios requisitos legales.
El artículo 505²⁸ § 2 establece dos exclusiones fundamentales: no puede dictarse un requerimiento de pago en el EPU si el demandante reclama algo distinto de una suma de dinero o si el requerimiento debe notificarse al demandado fuera de Polonia.
Por tanto, el EPU tiene alcance nacional, pero su utilización está claramente limitada por la ley.
La reclamación debe ser dineraria, pero el EPU no se limita a deudas pequeñas
El primer requisito es relativamente sencillo: mediante el EPU pueden reclamarse créditos dinerarios.
Por ejemplo, un proveedor puede reclamar el pago de una factura vencida. En cambio, si el demandante exige la entrega de mercancías, la transmisión de un bien o el cumplimiento de otra obligación no dineraria, no puede utilizar el EPU únicamente porque la controversia tenga un valor económico.
El EPU tampoco está reservado a créditos de pequeña cuantía.
Según la escala oficial de tasas actualmente aplicable, cuando el valor de la reclamación supera los 20.000 PLN y no excede de 2.000.000 PLN, la tasa judicial en el EPU es del 1,25 % del valor de la reclamación. Para reclamaciones superiores a 2.000.000 PLN, la tasa es de 25.000 PLN.
Por ejemplo, para una reclamación de 100.000 PLN, la tasa judicial asciende a 1.250 PLN.
Por ello, el procedimiento electrónico también puede resultar económicamente atractivo para créditos de importe considerable cuando la reclamación es clara y el acreedor no espera una controversia sustancial sobre los hechos.
No obstante, el importe del crédito nunca debe analizarse de forma aislada. Una controversia importante sobre la calidad de la ejecución contractual, una compensación, reclamaciones recíprocas o cuestiones técnicas complejas puede ser poco adecuada para el EPU aunque aparentemente cumpla los requisitos formales.
El límite de tres años del EPU no equivale a la prescripción
Una de las restricciones más importantes se encuentra en el artículo 505²⁹a del Código de Procedimiento Civil.
En el EPU solo pueden reclamarse créditos que se hayan vuelto exigibles durante los tres años anteriores a la presentación de la demanda electrónica.
Se trata de una limitación procesal específica del EPU.
No debe confundirse con el plazo de prescripción sustantivo aplicable al crédito.
Por tanto, una deuda comercial puede seguir existiendo y, dependiendo de las circunstancias, continuar siendo reclamable judicialmente, pero haber pasado ya el límite temporal para utilizar el EPU.
Supongamos que una factura venció tres años y cuatro meses antes de la fecha prevista para presentar la demanda. Aunque el análisis de la prescripción indique que el acreedor todavía puede reclamar judicialmente la deuda, la vía electrónica del EPU puede haber dejado de estar disponible.
En ese caso deberá considerarse otro procedimiento ante los tribunales polacos.
Por esta razón, no basta con determinar cuándo fracasaron las negociaciones o cuándo el acreedor decidió acudir a los tribunales. Es necesario identificar la fecha exacta en la que el crédito se volvió exigible.
Si la deuda está formada por varias facturas, la fecha de vencimiento debe comprobarse por separado para cada una.
Las pruebas deben indicarse, pero no se adjuntan
En ocasiones, el EPU se describe de manera excesivamente simplificada como un procedimiento en el que «no hacen falta pruebas».
Eso no es correcto.
El artículo 505³² § 1 obliga al demandante a indicar las pruebas que respaldan sus alegaciones, aunque los propios documentos probatorios no se adjuntan a la demanda electrónica.
Dependiendo del asunto, el acreedor puede indicar, por ejemplo:
- el contrato;
- las facturas;
- los pedidos;
- los documentos de entrega o aceptación;
- la correspondencia relativa al pago;
- un reconocimiento de deuda;
- los justificantes de pagos parciales.
La diferencia es importante.
En la fase inicial del EPU, el acreedor no presenta un expediente convencional con todos los documentos probatorios, pero sí debe exponer los hechos de forma coherente e identificar las pruebas que los respaldan.
Si los hechos alegados generan dudas, el procedimiento electrónico simplificado puede no desembocar en un requerimiento de pago. En el procedimiento monitorio, el requerimiento no debe dictarse, entre otros casos, cuando la reclamación sea manifiestamente infundada, los hechos alegados susciten dudas o la satisfacción de la reclamación dependa de una contraprestación todavía relevante.
El artículo 505³³ establece una consecuencia especialmente importante: si no existen fundamentos para dictar el requerimiento de pago, el tribunal pone fin al procedimiento electrónico.
Por ello, el hecho de no tener que adjuntar documentos no significa que la demanda pueda prepararse de forma superficial.
Los contratos, facturas, justificantes de entrega, comunicaciones y demás documentos deberían organizarse antes de iniciar el EPU. Si posteriormente el crédito debe reclamarse en otro procedimiento, esas pruebas pueden resultar inmediatamente necesarias.
La identificación correcta del deudor es esencial
El carácter simplificado del EPU hace todavía más importante identificar correctamente al demandado.
El artículo 505³² exige determinados datos identificativos, incluidos, según el caso, los números PESEL o NIP de las personas físicas y los correspondientes datos registrales o fiscales de las sociedades y otras entidades.
El Código también permite imponer una multa cuando el demandante, su representante legal o su representante profesional facilita datos identificativos incorrectos de mala fe o por falta de la diligencia debida.
Para un acreedor extranjero, comprobar al deudor antes de presentar la demanda no es, por tanto, una mera formalidad administrativa.
Conviene verificar la denominación actual de la empresa polaca, sus datos registrales, sus números de identificación y su domicilio en lugar de confiar únicamente en una factura antigua o en un contrato firmado varios años atrás.
Un cambio de domicilio social, una transformación societaria o la identificación incorrecta de la persona jurídica pueden crear problemas precisamente en un procedimiento cuyo principal atractivo es su eficiencia.
La necesidad de notificar fuera de Polonia puede excluir el EPU
Para el cobro transfronterizo resulta especialmente importante la limitación del artículo 505²⁸ § 2.
Un requerimiento de pago en el EPU no puede dictarse si debe notificarse al demandado fuera de Polonia.
Este detalle puede pasar fácilmente desapercibido porque el procedimiento se desarrolla electrónicamente.
El hecho de que el demandante se comunique con el tribunal mediante un sistema electrónico no convierte el EPU en un procedimiento internacional en línea que pueda utilizarse contra deudores situados en cualquier país.
La notificación al demandado continúa siendo un requisito esencial.
Supongamos que un proveedor alemán tiene un crédito claro frente a una empresa polaca con un domicilio vigente en Polonia. Si se cumplen los demás requisitos, el hecho de que el acreedor sea extranjero no constituye por sí mismo el obstáculo previsto en el artículo 505²⁸.
La situación cambia si el requerimiento debe notificarse al demandado en Alemania, Francia, el Reino Unido u otro país.
En ese caso, el EPU deja de ser la vía adecuada porque no se cumple la condición de notificación dentro de Polonia.
Por tanto, la cuestión decisiva no es simplemente si la controversia tiene carácter internacional. Es necesario determinar dónde debe notificarse al demandado el requerimiento de pago del EPU.
Si es necesaria una notificación en el extranjero, debe analizarse otro procedimiento. Para determinadas reclamaciones civiles y mercantiles transfronterizas no controvertidas dentro de la Unión Europea puede resultar adecuado el Requerimiento europeo de pago: una herramienta eficaz para el cobro de deudas. Se trata de un mecanismo independiente del Derecho de la Unión Europea y no debe confundirse con el EPU polaco.
La ley también contempla la situación en la que el problema de notificación aparece después de haberse dictado el requerimiento.
Según el artículo 505³⁴ § 2, si después de dictarse el requerimiento se comprueba que no puede notificarse al demandado en Polonia, el tribunal lo deja sin efecto y pone fin al procedimiento, salvo que el demandante elimine el obstáculo dentro del plazo fijado por el tribunal. Ese plazo no puede superar un mes.
Por tanto, una dirección incorrecta o desactualizada del deudor puede eliminar precisamente la ventaja procesal por la que el acreedor había elegido el EPU.
¿Qué significa realmente una media de 49 días?
La rapidez es uno de los motivos por los que el EPU resulta atractivo para los acreedores.
El portal oficial de la administración polaca indica que en 2025 el tiempo medio de espera para obtener un requerimiento de pago fue de 49 días.
Es un dato práctico útil, pero debe interpretarse correctamente.
Cuarenta y nueve días no constituyen un plazo legal ni una garantía de que un requerimiento vaya a dictarse en un caso concreto en aproximadamente siete semanas. La información oficial señala expresamente que la duración depende de la complejidad del asunto y de la carga de trabajo actual del tribunal.
Una reclamación sencilla y correctamente preparada puede tramitarse de manera distinta de una demanda con errores en los datos del deudor, defectos procesales o circunstancias que generen dudas sobre la posibilidad de dictar un requerimiento.
Por ello, la cifra de 49 días debe entenderse como una estadística oficial sobre el funcionamiento del EPU durante 2025, no como un plazo garantizado para un asunto concreto.
La oposición del deudor puede poner fin al EPU
La emisión de un requerimiento de pago electrónico todavía no significa que el acreedor haya obtenido un resultado definitivo e incontestado.
Cuando el requerimiento se notifica al demandado en Polonia en una situación ordinaria, este dispone generalmente de dos semanas desde la notificación para satisfacer la reclamación o impugnar el requerimiento.
El demandado puede formular oposición al requerimiento de pago.
El artículo 505³⁵ establece además que las pruebas no se adjuntan al propio escrito de oposición.
Las consecuencias de una oposición presentada correctamente son especialmente importantes porque el régimen actual difiere del antiguo modelo según el cual el asunto simplemente se transfería de manera automática desde el tribunal electrónico al tribunal ordinario competente.
Conforme al artículo 505³⁶ vigente, el tribunal pone fin al procedimiento en la medida en que el requerimiento de pago haya perdido efecto.
Si el requerimiento se impugna íntegramente, esto puede significar la terminación de todo el procedimiento EPU.
El acreedor que desee seguir reclamando la deuda judicialmente deberá entonces considerar la presentación de una nueva demanda mediante el procedimiento adecuado fuera del EPU.
Esta consecuencia debe valorarse desde el momento en que se elige la estrategia procesal.
Si el acreedor ya sabe que el deudor discute la entrega, la calidad de los bienes, el cumplimiento del contrato, una compensación, el importe de la deuda u otros hechos sustanciales, el EPU puede limitarse a añadir una etapa antes de un litigio ordinario.
Por el contrario, cuando la deuda está claramente documentada y no se espera una controversia seria sobre los hechos, el EPU puede seguir siendo una vía relativamente eficiente hacia un título que permita continuar con la ejecución.
El plazo de tres meses puede preservar los efectos de la demanda inicial
La terminación del EPU no significa necesariamente que se pierdan todos los efectos jurídicos de la presentación inicial.
El artículo 505³⁷ § 2 establece un importante plazo de tres meses.
Si el procedimiento EPU termina y el demandante presenta, dentro de los tres meses siguientes a la resolución de terminación, una demanda contra el mismo demandado por la misma reclamación mediante un procedimiento distinto del EPU, los efectos jurídicos que la ley vincula al ejercicio de la acción se producen desde la fecha en que se presentó la demanda original en el EPU.
Esta regla puede ser especialmente importante cuando los plazos son decisivos.
Después de la terminación del EPU, el acreedor no debería simplemente guardar el expediente durante varios meses y retomarlo más adelante.
La fecha de la resolución de terminación debe registrarse inmediatamente y el plazo de tres meses debe controlarse.
A petición de las partes, el tribunal que conozca posteriormente del asunto también puede tener en cuenta los costes soportados en el procedimiento electrónico anterior.
Para un acreedor extranjero, el paso del EPU a un procedimiento ordinario debería planificarse como una etapa procesal y no tratarse como un proyecto de cobro completamente nuevo.
¿Cuándo tiene sentido el EPU para un acreedor extranjero?
El EPU funciona mejor cuando la sencillez procesal coincide con la sencillez real de la deuda.
Antes de elegir esta vía, un acreedor extranjero debería poder responder claramente a cuatro preguntas: ¿se trata de una reclamación dineraria? ¿Se volvió exigible durante los últimos tres años? ¿Puede notificarse el requerimiento al demandado en Polonia? ¿Es el crédito suficientemente claro como para no prever una controversia seria sobre los hechos?
También conviene verificar los datos identificativos y el domicilio del deudor, elaborar una cronología precisa de la deuda y organizar previamente toda la documentación probatoria, aunque los documentos no se adjunten a la demanda electrónica.
Si se cumplen estas condiciones, el tribunal electrónico centralizado ofrece una ventaja poco habitual: el acreedor no tiene que acudir a distintos tribunales EPU simplemente porque sus deudores se encuentren en diferentes regiones de Polonia.
Si falta una de las condiciones esenciales, la comodidad del procedimiento electrónico puede convertirse únicamente en una fase adicional antes de otro proceso judicial.
Por ello, la elección entre negociación, EPU, otro procedimiento monitorio, proceso ordinario, mecanismos europeos y posterior ejecución debería evaluarse dentro de una estrategia general de cobro de deudas en Polonia.
Conclusión
El tribunal electrónico polaco destaca porque un solo tribunal situado en Lublin tramita los procedimientos EPU de toda Polonia.
Sin embargo, el valor práctico del mecanismo no reside únicamente en su centralización.
Cuando se cumplen los requisitos, el acreedor puede presentar la demanda electrónicamente, abonar una tasa judicial relativamente reducida e indicar las pruebas sin adjuntar los propios documentos. Los datos oficiales también muestran que en 2025 el tiempo medio de espera para un requerimiento de pago fue de 49 días.
Al mismo tiempo, el EPU tiene límites estrictos.
La reclamación debe ser dineraria. Debe haberse vuelto exigible dentro de los tres años anteriores a la presentación. El requerimiento debe poder notificarse al demandado en Polonia. Una oposición válida puede provocar la terminación del procedimiento electrónico, y el acreedor que pretenda continuar con la reclamación debe prestar especial atención al plazo de tres meses para iniciar otro procedimiento preservando los efectos jurídicos de la demanda original.
Para un acreedor extranjero, la verdadera pregunta no es simplemente «¿podemos cobrar una deuda por internet en Polonia?»
La cuestión es determinar si la deuda concreta encaja realmente en las condiciones procesales que hacen eficaz al único tribunal electrónico competente para todo el país.
