Zagraniczny dostawca ma niezapłaconą fakturę wobec klienta z Warszawy. Inny wierzyciel dochodzi należności od spółki z Gdańska, a jeszcze inny od kontrahenta zarejestrowanego w Krakowie.
W wielu sprawach cywilnych w Polsce miejsce zamieszkania lub siedziba pozwanego ma znaczenie dla ustalenia sądu właściwego do rozpoznania sporu.
W elektronicznym postępowaniu upominawczym zasada jest inna.
W Polsce istnieje jeden sąd rozpoznający sprawy w elektronicznym postępowaniu upominawczym EPU z całego kraju: Sąd Rejonowy Lublin-Zachód w Lublinie, VI Wydział Cywilny. Roszczenie pieniężne spełniające wymagania EPU może więc trafić do tego samego systemu niezależnie od tego, czy polski pozwany ma siedzibę w Warszawie, Poznaniu, Krakowie czy w innym mieście.
Centralizacja jest jedną z cech, które czynią EPU szczególnym narzędziem dochodzenia należności. Koszty sądowe mogą być niższe niż w zwykłym postępowaniu, do pozwu elektronicznego nie dołącza się dowodów, a wierzyciel nie musi ustalać odrębnego sądu EPU według siedziby każdego dłużnika.
Pozorna prostota tego mechanizmu może jednak wprowadzać w błąd.
EPU ma ścisłe ograniczenia dotyczące wieku roszczenia, miejsca doręczenia nakazu zapłaty oraz skutków sprzeciwu pozwanego. Dla zagranicznego wierzyciela błąd w jednym z tych elementów może doprowadzić do umorzenia postępowania zamiast szybkiego uzyskania tytułu umożliwiającego dalsze dochodzenie należności.
Jeden sąd rozpoznaje sprawy EPU z całej Polski
Elektroniczne postępowanie upominawcze regulują art. 505²⁸–505³⁹ Kodeksu postępowania cywilnego.
Sprawy te są centralnie rozpoznawane przez Sąd Rejonowy Lublin-Zachód w Lublinie. Jest to jedyny powszechny e-sąd właściwy dla EPU w Polsce, a jego właściwość obejmuje cały kraj.
Ma to istotne znaczenie praktyczne.
Wierzyciel nie wybiera sądu EPU według miasta ani siedziby pozwanego. Pozew składa się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, a sprawę rozpoznaje sąd w Lublinie.
Nie oznacza to jednak, że e-sąd w Lublinie jest właściwy dla każdego sporu o zapłatę w Polsce. EPU jest szczególnym trybem procesowym i można z niego korzystać tylko wtedy, gdy spełnione są ustawowe warunki.
Art. 505²⁸ § 2 Kodeksu postępowania cywilnego przewiduje dwa podstawowe wyłączenia: nakaz zapłaty nie może zostać wydany, jeżeli powód dochodzi roszczenia innego niż pieniężne albo jeżeli doręczenie nakazu pozwanemu miałoby nastąpić poza granicami Polski.
EPU ma więc zasięg ogólnokrajowy, ale nie jest procedurą nieograniczoną.
Roszczenie musi być pieniężne, ale EPU nie jest tylko dla małych długów
Pierwszy warunek jest stosunkowo prosty: w EPU można dochodzić roszczeń pieniężnych.
Dostawca może więc przykładowo dochodzić zapłaty zaległej faktury. Jeżeli jednak powód żąda wydania towaru, przeniesienia własności rzeczy lub wykonania innego świadczenia niepieniężnego, nie może skorzystać z EPU tylko dlatego, że spór ma wartość gospodarczą.
EPU nie jest przy tym ograniczone wyłącznie do niewielkich należności.
Zgodnie z obowiązującą oficjalną skalą opłat, przy wartości przedmiotu sporu powyżej 20 000 zł i do 2 000 000 zł opłata w EPU wynosi 1,25% wartości przedmiotu sporu. Przy wartości przekraczającej 2 000 000 zł opłata wynosi 25 000 zł.
Przykładowo, przy roszczeniu o 100 000 zł opłata sądowa wyniesie 1 250 zł.
Elektroniczne postępowanie może zatem być ekonomicznie atrakcyjne również przy większej należności, jeżeli roszczenie jest stosunkowo proste, a wierzyciel nie spodziewa się poważnego sporu co do jego podstawy.
Samej wartości roszczenia nie należy jednak traktować jako decydującego kryterium. Duży spór dotyczący wadliwego wykonania umowy, potrącenia wzajemnych wierzytelności albo skomplikowanych kwestii technicznych może być słabym kandydatem do EPU, nawet jeżeli formalnie spełnia warunki tej procedury.
Trzyletni limit EPU to nie to samo co przedawnienie
Jedno z najważniejszych ograniczeń wynika z art. 505²⁹a Kodeksu postępowania cywilnego.
W EPU można dochodzić tylko takich roszczeń, które stały się wymagalne w okresie trzech lat przed dniem wniesienia pozwu.
Jest to szczególne ograniczenie procesowe dotyczące właśnie EPU.
Nie należy utożsamiać go z terminem przedawnienia roszczenia wynikającym z prawa materialnego.
Może więc wystąpić sytuacja, w której roszczenie handlowe nadal istnieje i może być dochodzone przed sądem, ale jest już zbyt stare, aby skorzystać z elektronicznego postępowania upominawczego.
Załóżmy, że termin płatności faktury upłynął trzy lata i cztery miesiące przed planowanym wniesieniem pozwu. Nawet jeżeli analiza przedawnienia wskazuje, że wierzyciel nadal może dochodzić należności, droga EPU może być już niedostępna.
W takim przypadku trzeba rozważyć inne postępowanie przed polskim sądem.
Dlatego przed wniesieniem pozwu należy ustalić nie tylko moment zakończenia negocjacji czy podjęcia decyzji o skierowaniu sprawy do sądu, lecz przede wszystkim dokładną datę wymagalności roszczenia.
Jeżeli należność wynika z kilku faktur, datę wymagalności należy zweryfikować oddzielnie dla każdej z nich.
Dowody trzeba wskazać, ale nie dołącza się ich do pozwu
EPU bywa zbyt daleko upraszczane stwierdzeniem, że w tej procedurze „nie potrzeba dowodów”.
To nie jest prawidłowe.
Art. 505³² § 1 zobowiązuje powoda do wskazania dowodów na poparcie swoich twierdzeń, ale samych dowodów nie dołącza się do pozwu.
W zależności od sprawy wierzyciel może wskazać między innymi:
- umowę;
- faktury;
- zamówienia;
- dokumenty dostawy lub odbioru;
- korespondencję dotyczącą zapłaty;
- uznanie długu;
- dokumenty potwierdzające częściowe płatności.
Różnica ma znaczenie praktyczne.
Na etapie wniesienia pozwu w EPU wierzyciel nie przesyła standardowego zestawu załączników dowodowych, ale nadal musi przedstawić spójny stan faktyczny i wskazać dowody, które go potwierdzają.
Jeżeli przedstawione okoliczności budzą wątpliwości, uproszczona procedura elektroniczna może nie doprowadzić do wydania nakazu. W postępowaniu upominawczym nakaz zapłaty nie powinien być wydany między innymi wtedy, gdy roszczenie jest oczywiście bezzasadne, twierdzenia o faktach budzą wątpliwości albo zaspokojenie roszczenia zależy od świadczenia wzajemnego, które ma znaczenie dla sprawy.
Art. 505³³ przewiduje dla EPU istotny skutek: w przypadku braku podstaw do wydania nakazu zapłaty sąd umarza postępowanie.
Brak obowiązku załączania dokumentów nie powinien więc prowadzić do niedbałego przygotowania pozwu.
Umowy, faktury, potwierdzenia dostawy, korespondencję oraz inne dokumenty warto uporządkować jeszcze przed rozpoczęciem EPU. Jeżeli sprawa będzie później dochodzona w innym postępowaniu, materiały te mogą okazać się niezbędne.
Prawidłowa identyfikacja dłużnika ma znaczenie
Uproszczony charakter EPU zwiększa również znaczenie prawidłowego oznaczenia pozwanego.
Art. 505³² wymaga podania określonych danych identyfikacyjnych, w tym w odpowiednich przypadkach numeru PESEL lub NIP pozwanego będącego osobą fizyczną oraz numeru w Krajowym Rejestrze Sądowym, innym właściwym rejestrze, ewidencji albo numeru NIP w przypadku innych podmiotów.
Kodeks pozwala także na nałożenie grzywny na powoda, jego przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika, jeżeli w złej wierze albo wskutek niezachowania należytej staranności nieprawidłowo oznaczy wymagane dane identyfikacyjne.
Dla zagranicznego wierzyciela oznacza to, że sprawdzenie kontrahenta przed wniesieniem pozwu nie jest tylko formalnością administracyjną.
Warto zweryfikować aktualną firmę polskiej spółki, jej dane rejestrowe, numery identyfikacyjne i adres, zamiast opierać się wyłącznie na starej fakturze lub umowie zawartej kilka lat wcześniej.
Zmiana siedziby, przekształcenie spółki albo błędne oznaczenie podmiotu mogą stworzyć problem właśnie w postępowaniu, którego główną zaletą ma być szybkość.
Konieczność doręczenia w Polsce może wykluczyć EPU
Dla wierzyciela zagranicznego szczególnie ważne jest ograniczenie wynikające z art. 505²⁸ § 2.
Nakaz zapłaty w EPU nie może zostać wydany, jeżeli miałby zostać doręczony pozwanemu poza granicami Polski.
Łatwo to przeoczyć, ponieważ całe postępowanie określane jest jako elektroniczne.
Fakt, że powód komunikuje się z sądem za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, nie oznacza, że EPU jest transgranicznym postępowaniem internetowym dostępnym wobec dłużników znajdujących się w dowolnym państwie.
Doręczenie nakazu pozwanemu pozostaje kluczowym elementem procedury.
Załóżmy, że niemiecki dostawca ma bezsporne roszczenie wobec polskiej spółki posiadającej aktualny adres w Polsce. Jeżeli pozostałe warunki są spełnione, sam fakt, że wierzyciel jest podmiotem zagranicznym, nie tworzy przeszkody przewidzianej w art. 505²⁸.
Sytuacja zmienia się jednak, jeżeli nakaz trzeba doręczyć pozwanemu w Niemczech, Francji, Wielkiej Brytanii albo innym państwie.
W takim przypadku EPU nie jest właściwą drogą, ponieważ ustawowy warunek doręczenia w kraju nie jest spełniony.
Kluczowe pytanie nie brzmi więc wyłącznie, czy sprawa ma charakter międzynarodowy. Należy ustalić, gdzie nakaz zapłaty wydany w EPU ma zostać doręczony pozwanemu.
Jeżeli konieczne jest doręczenie za granicą, trzeba przeanalizować inne postępowanie. W przypadku określonych bezspornych transgranicznych roszczeń cywilnych i handlowych w Unii Europejskiej właściwym rozwiązaniem może być Europejski nakaz zapłaty: skuteczne narzędzie windykacji. Jest to odrębny mechanizm prawa Unii Europejskiej i nie należy go utożsamiać z polskim EPU.
Ustawa przewiduje również rozwiązanie dla sytuacji, w której problem z doręczeniem ujawni się dopiero po wydaniu nakazu.
Zgodnie z art. 505³⁴ § 2, jeżeli po wydaniu nakazu okaże się, że nie można go doręczyć pozwanemu w Polsce, sąd z urzędu uchyla nakaz zapłaty i umarza postępowanie, chyba że powód usunie przeszkodę w terminie wyznaczonym przez sąd. Termin ten nie może być dłuższy niż miesiąc.
Nieaktualny lub błędny adres dłużnika może zatem pozbawić wierzyciela proceduralnej korzyści, dla której wybrał EPU.
Co w praktyce oznacza średni czas 49 dni
Jednym z powodów zainteresowania EPU jest szybkość postępowania.
Na oficjalnym portalu administracji publicznej wskazano, że w 2025 roku średni czas oczekiwania na nakaz zapłaty wynosił 49 dni.
Jest to przydatna informacja praktyczna, ale należy ją właściwie interpretować.
Czterdzieści dziewięć dni nie jest terminem ustawowym ani gwarancją, że w konkretnej sprawie nakaz zostanie wydany w ciągu około siedmiu tygodni. Oficjalny portal wyraźnie wskazuje, że czas rozpoznania sprawy zależy od jej złożoności oraz bieżącego obciążenia sądu.
Prawidłowo przygotowane, proste roszczenie może przebiegać inaczej niż pozew zawierający błędy w danych pozwanego, braki procesowe lub okoliczności budzące wątpliwości co do podstaw wydania nakazu.
Dane o 49 dniach należy więc traktować jako oficjalną statystykę funkcjonowania EPU za 2025 rok, a nie obietnicę czasu rozpoznania konkretnej sprawy.
Sprzeciw pozwanego może zakończyć EPU
Uzyskanie elektronicznego nakazu zapłaty nie oznacza jeszcze, że wierzyciel osiągnął ostateczny i bezsporny rezultat.
W typowej sytuacji, gdy nakaz w postępowaniu upominawczym jest doręczany pozwanemu w Polsce, pozwany ma dwa tygodnie od dnia doręczenia na zaspokojenie roszczenia albo wniesienie środka zaskarżenia.
Pozwany może wnieść sprzeciw od nakazu zapłaty.
Art. 505³⁵ stanowi przy tym, że do sprzeciwu nie dołącza się dowodów.
Skutki skutecznego wniesienia sprzeciwu mają istotne znaczenie, ponieważ obecne przepisy różnią się od dawnego modelu, w którym sprawę po sprzeciwie kojarzono z automatycznym przekazaniem z e-sądu do sądu właściwego według zasad ogólnych.
Zgodnie z obowiązującym art. 505³⁶ sąd umarza postępowanie w zakresie, w którym nakaz zapłaty utracił moc.
Jeżeli sprzeciw obejmuje cały nakaz, może to oznaczać zakończenie całego postępowania EPU.
Wierzyciel, który nadal chce dochodzić należności, musi następnie rozważyć wniesienie pozwu w odpowiednim postępowaniu innym niż EPU.
Ma to znaczenie już na etapie wyboru strategii.
Jeżeli wierzyciel wie, że dłużnik kwestionuje wykonanie dostawy, jakość towaru, wykonanie umowy, potrącenie, wysokość należności albo inne istotne okoliczności, EPU może jedynie dodać kolejną fazę przed zwykłym sporem sądowym.
Jeżeli natomiast dług jest jasno udokumentowany i nie oczekuje się poważnego sporu co do faktów, EPU może być stosunkowo efektywną drogą do uzyskania tytułu umożliwiającego dalszą egzekucję.
Trzymiesięczny termin może zachować skutki pierwszego pozwu
Umorzenie EPU nie zawsze oznacza utratę wszystkich skutków procesowych pierwotnego wniesienia pozwu.
Art. 505³⁷ § 2 przewiduje ważne trzymiesięczne okno.
Jeżeli elektroniczne postępowanie upominawcze zostanie umorzone, a powód w terminie trzech miesięcy od dnia wydania postanowienia o umorzeniu wniesie przeciwko temu samemu pozwanemu pozew o to samo roszczenie w postępowaniu innym niż EPU, skutki prawne związane z wytoczeniem powództwa następują od dnia wniesienia pierwotnego pozwu w EPU.
Może to mieć istotne znaczenie w sprawach, w których terminy są krytyczne.
Po umorzeniu postępowania wierzyciel nie powinien więc po prostu odłożyć sprawy na kilka miesięcy i wrócić do niej później.
Datę postanowienia o umorzeniu należy od razu odnotować i kontrolować trzymiesięczny termin.
Na żądanie stron sąd rozpoznający późniejszą sprawę może również uwzględnić koszty poniesione w elektronicznym postępowaniu upominawczym.
Dla zagranicznego wierzyciela przejście z EPU do zwykłego postępowania powinno więc być zaplanowanym etapem procesowym, a nie traktowane jako zupełnie nowy projekt windykacyjny.
Kiedy EPU ma sens dla zagranicznego wierzyciela
EPU działa najlepiej wtedy, gdy prostota procesowa odpowiada prostocie samej należności.
Przed wyborem tej drogi zagraniczny wierzyciel powinien jasno odpowiedzieć na cztery pytania: czy roszczenie jest pieniężne, czy stało się wymagalne nie wcześniej niż trzy lata przed wniesieniem pozwu, czy nakaz można doręczyć pozwanemu w Polsce oraz czy należność jest na tyle bezsporna, że nie należy oczekiwać poważnego sporu co do faktów?
Warto również sprawdzić dane identyfikacyjne i adres dłużnika, przygotować dokładną chronologię należności oraz uporządkować dokumenty dowodowe, mimo że nie są one dołączane do pozwu elektronicznego.
Jeżeli warunki te są spełnione, scentralizowany e-sąd oferuje wierzycielowi nietypową korzyść: nie trzeba wybierać różnych sądów EPU tylko dlatego, że dłużnicy znajdują się w różnych częściach Polski.
Jeżeli natomiast któryś z podstawowych warunków nie jest spełniony, wygoda elektronicznego postępowania może stać się jedynie dodatkowym etapem przed innym procesem sądowym.
Dlatego wybór między negocjacjami, EPU, innym postępowaniem nakazowym lub upominawczym, zwykłym procesem, procedurą europejską i późniejszą egzekucją powinien być oceniany w ramach szerszej strategii windykacji w Polsce.
Wnioski
Polski e-sąd wyróżnia się tym, że jeden sąd w Lublinie rozpoznaje sprawy EPU z całej Polski.
Praktyczna wartość tego rozwiązania nie wynika jednak wyłącznie z centralizacji.
Przy spełnieniu wymogów wierzyciel może wnieść pozew elektronicznie, ponieść relatywnie niższą opłatę sądową oraz wskazać dowody bez konieczności dołączania samych dokumentów. Oficjalne dane wskazują również, że w 2025 roku średni czas oczekiwania na nakaz zapłaty wynosił 49 dni.
EPU ma jednocześnie wyraźne granice.
Roszczenie musi być pieniężne. Musi stać się wymagalne w okresie trzech lat przed wniesieniem pozwu. Nakaz zapłaty musi móc zostać doręczony pozwanemu w Polsce. Skuteczny sprzeciw może doprowadzić do umorzenia elektronicznego postępowania, a wierzyciel zamierzający dalej dochodzić roszczenia powinien zwrócić szczególną uwagę na trzymiesięczny termin umożliwiający zachowanie skutków prawnych pierwotnego pozwu.
Dla zagranicznego wierzyciela właściwe pytanie nie brzmi więc tylko: „Czy można dochodzić długu online w Polsce?”
Trzeba ustalić, czy konkretna należność rzeczywiście mieści się w procesowych ramach, dzięki którym jeden ogólnopolski e-sąd daje wierzycielowi realną przewagę.
